Digitalizar los flujos de trabajo de los procesos repetitivos elimina costes operativos a la vez que permite que los técnicos puedan aportar un valor mayor a sus tareas. En el caso de la coordinación de actividades empresariales, hay una gestión de la documentación que se solicita cada principio de mes y que es un claro ejemplo de cómo una tarea repetitiva e ingente puede convertirse en un ahorro de tiempo y mejora de la productividad con su automatización.
CTAIMACAE te propone una funcionalidad que revisa y valida – invalida automáticamente los documentos oficiales TC1, TC2, RNT, RLC, ITA, Certificado de estar al Corriente de Pago Agencia Tributaria y Certificado de estar al Corriente de Pago con la Seguridad Social de tus proveedores.
La automatización de la gestión documental de la CAE
Este método de revisión documental, que las empresas utilizan en sus trámites habituales con sus proveedores y contratistas, permite garantizar la fiabilidad del proceso de validación – invalidación documental y ahorrar gran número de tiempo y dinero, con la tranquilidad de un proceso donde no tiene cabida el error humano. Se trata de un proceso totalmente sólido y con lo más altos estándares de seguridad, Desde que CTAIMACAE lanzó hace más de 7 años el servicio de Validación Automática de Documentos, más del 60% de nuestros clientes tramitan esta documentación de forma automática.
Anna Ferràs, Product Manager de CTAIMACAE asegura que “hemos conseguido un proceso realmente sencillo, fiable y rápido para la empresa proveedora que intercambia la documentación y para la empresa titular que debe garantizar la Coordinación de Actividades Empresariales. Además, se trata de un proceso totalmente sólido y riguroso en el cumplimiento de la normativa vigente y con los más altos estándares de seguridad».
A través de esta prestación, tus equipos ya no tendrán que destinar numerosas jornadas cada principio de mes a puntear y revisar documentos que contienen información confidencial. Para ello, sólo necesitas activar la prestación y elegir qué documentos quieres que revisar en automático:
- RNT, Relación Nominal de Trabajadores.
- RLC, Relación de Liquidación de Cotizaciones.
- Certificado de estar al Corriente de Pagos con Hacienda.
- Certificado de estar al Corriente de Pago con la Seguridad Social.
- Documento de comunicación a la Seguridad Social del Alta del Trabajador.
A partir de aquí, un proceso digital reconoce y extrae la información que incorpora la documentación oficial aportada. Este sistema comprueba la autenticidad y formato de los documentos, así como los datos contenidos, validando o invalidando el documento de acuerdo con los criterios de validación.
Inmediatamente, tanto tú como tus empresas contratistas podréis acceder a consultar la documentación y comprobar si la documentación está validada o invalidada. Sin errores ni prisas.
La responsabilidad solidaria y subsidiaria puede poner en serios aprietos a las empresas titulares en el caso de que las empresas contratistas no cumplan con las dos principales obligaciones en materia de Seguridad Social. De ahi que la comprobación de esa documentación sea tan importante, incluso cuando es tediosa y consume mucho tiempo.
Por otra parte, en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, la información que contiene esa documentación puede ser confidencial. Este es otro de los motivos por los que el 60% de los clientes de CTAIMACAE han optado por la validación automática de diversos documentos. Esto es porque, con este sistema automatizado, toda la información y documentos confidenciales estarán solo en manos de quien tú quieras.
¿Qué ventajas te aporta la validación automática?
- Validación instantánea.
- Validación por trabajador.
- Proceso en continuo.
- Evita errores de proceso, al no haber intervención de personas.
- Facilita la gestión documental a las contratas al tener que subir únicamente el documento oficial de la Seguridad Social o Hacienda, sin tener que realizar modificaciones.
- Detección automática de la autenticidad del documento adjuntado.
- Confidencialidad de la información, ya que el documento queda oculto y no es visible para los usuarios de CTAIMACAE.
- Máxima seguridad informática y cumplimiento del RGPD
- Custodia y trazabilidad de la documentación en CTAIMACAE
¿Quieres saber cuánto tiempo ahorrarías si validases en automático estos documentos?
