Escoger un software CAE adecuado es crucial para garantizar la eficiencia y la seguridad y salud en el trabajo. Sin embargo, la primera decisión que enfrentamos es si construir nuestro propio software de gestión de contratistas o contratarlo a un proveedor externo. Esta elección puede parecer desafiante, pero este artículo te ayudará a tomar la decisión correcta.
La creencia común
Muchas empresas creen que sus procesos con proveedores, contratistas y terceros son únicos, lo que los lleva a pensar que necesitan desarrollar su propio sistema.
Hoy en día, existen soluciones para gestionar contratistas que siguen las mejores prácticas y flujos de trabajo diseñados por expertos en seguridad y gestión de contratistas.
Costes: un análisis en profundidad
Es habitual pensar que desarrollar una solución propia para la gestión CAE es más económico, especialmente si los costes pueden compartirse entre varias unidades operativas. Sin embargo, esta percepción solo es válida a corto plazo. Comprar un sistema nuevo puede parecer caro al principio, pero a largo plazo ofrece un retorno de la inversión (ROI) más rápido en términos de productividad, costes operativos y soporte informático.
Muchas empresas en España han desarrollado su propia solución para gestionar la coordinación empresarial y la documentación necesaria. Sin embargo, después de invertir mucho tiempo y dinero, se han dado cuenta de que ya no pueden mantenerla y no cumplen con los requisitos normativos. Esto ocurre porque hay múltiples proyectos tecnológicos compitiendo internamente, falta de recursos y personal, y un intento de reducir y unificar las soluciones.
Además, los desarrollos internos pueden conllevar costes ocultos. La principal preocupación radica en el mantenimiento continuo, la estabilidad del sistema y la necesidad de contar con experiencia interna.
Beneficios a largo plazo
Es esencial adoptar una visión a largo plazo antes de tomar una decisión final. Tanto el desarrollo como la compra de una solución de gestión de empresarial requieren tiempo, esfuerzo y dinero para la implementación y adopción por parte de los usuarios. Al realizar tus previsiones financieras, calcula los costes para un periodo de 3-5 años para asegurarte de realizar las inversiones iniciales necesarias.
Comparativa: Desarrollar vs. Contratar
Requisitos
- Desarrollar tu propio software: requiere un proceso detallado de definición del alcance y requisitos del proyecto, lo que puede llevar meses debido a la complejidad y la implicación de varios departamentos. Los requisitos legales y funcionales se basan en procesos actuales, no necesariamente en las mejores prácticas del sector.
- Contratar una solución configurable: requiere una revisión de tus procesos para determinar cómo configurar mejor el software según tus necesidades específicas en materia de seguridad, gestión, contratación de servicios, actividad económica, normativa, medidas preventivas y cumplimiento normativo. Las soluciones configurables permiten realizar ajustes de manera rápida y con un proceso de configuración y formación a usuarios mucho más ágil.
Desarrollo de software
- Desarrollar tu propio software: requiere una sólida experiencia en desarrollo, desde la recopilación de requisitos hasta la codificación, pruebas y soporte. Es crucial evaluar si la organización dispone de estos recursos y estar conscientes del riesgo de depender excesivamente de ellos.
- Contratar una solución configurable: el proveedor se encarga de la configuración, actualizaciones y mantenimiento, liberando tiempo y recursos para otros proyectos.
Interfaz de usuario y diseño
- Desarrollar tu propio software: los requisitos del sistema suelen ser definidos por personas no técnicas y luego entregados a expertos en TI, lo que a menudo provoca un desarrollo poco colaborativo. Además, requiere una priorización continua para evitar retrasos.
- Contratar una solución configurable: este tipo de software es desarrollado por expertos técnicos y funcionales que trabajan en conjunto, garantizando una alta usabilidad, facilidad de uso y rápida adopción del sistema.
Facilidad de uso
- Desarrollar tu propio software: la adopción de una nueva herramienta interna implica una curva de aprendizaje prolongada, lo que consume tiempo y recursos significativos del equipo de IT.
- Contratar una solución configurable: los productos SaaS suelen ser fáciles de usar, con recursos en línea como bases de conocimiento, ayuda contextual y tutoriales en video, lo que facilita la capacitación tanto de los usuarios internos como de los contratistas.
Personalización
- Desarrollar tu propio software: depende del departamento de IT y puede ser más o menos flexible, con la priorización de cambios sujeta a otras prioridades organizacionales.
- Contratar una solución configurable: la personalización recae en el contratista, que debe atender las necesidades del cliente de acuerdo con los acuerdos de nivel de servicio (SLA), asegurando respuestas oportunas a problemas críticos y permitiendo solicitudes de cambios personalizados.
Cambios regulatorios
- Desarrollar tu propio software: los equipos de gestión deben supervisar el cumplimiento normativo y garantizar que las actualizaciones se integren en el sistema, además de sus tareas diarias.
- Contratar una solución configurable: el proveedor se encarga de garantizar el cumplimiento normativo a través de actualizaciones constantes y demanda del mercado, asegurando que el software siempre cumpla con la normativa vigente.
Mejora continua y satisfacción de necesidades
- Desarrollar tu propio software: aunque satisface las necesidades inmediatas debido a su personalización, puede volverse obsoleto rápidamente y requerir desarrollos adicionales, como la movilidad.
- Comprar una solución configurable: el software evoluciona continuamente, con nuevas características y mejoras que se actualizan automáticamente en sistemas SaaS, evitando la pérdida de productividad.
Infraestructura de hardware
- Desarrollar tu propio software: la organización es responsable de gestionar entornos operativos redundantes, incluyendo servidores, seguridad, alojamiento y ancho de banda.
- Contratar una solución configurable: el proveedor maneja estos aspectos, amortizando los costos entre todos los clientes y garantizando seguridad, disponibilidad y eficiencia.
Configurabilidad
- Desarrollar tu propio software: suele ser rígido, con poca flexibilidad entre diferentes sitios o instalaciones.
- Comprar una solución configurable: ofrece herramientas como reglas, seguridad y notificaciones que permiten adaptar el sistema a las necesidades del usuario o del centro de trabajo.
Integraciones API
- Desarrollar tu propio software: requiere un esfuerzo adicional por parte del equipo de IT para desarrollar integraciones con otras aplicaciones.
- Contratar una solución configurable: el proveedor proporciona integraciones API con la mayoría de las aplicaciones relacionadas como parte del servicio.
Informes e inteligencia empresarial
- Desarrollar tu propio software: depende de la capacidad del departamento de TI, y el desarrollo constante de herramientas de informes puede exceder el presupuesto y las capacidades.
- Contratar una solución configurable: los informes son dinámicos y completos, permitiendo al usuario extraer y manipular cualquier dato del sistema y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) mediante paneles.
Otros aspectos a considerar
- Implementación: la implementación de software comprado es rápida y sencilla. Por ejemplo, con CTAIMACAE puedes comenzar a utilizar el software y automatizar la gestión de contratistas en tan solo 4 semanas, ahorrando tiempo y esfuerzo.
- Actualizaciones automáticas: los proveedores de software actualizan regularmente sus productos para mantenerlos seguros y eficientes, sin requerir recursos adicionales por parte de la empresa.
- Seguridad garantizada: las buenas plataformas CAE cumplen con las normativas locales, protegiendo los datos de la empresa y de los contratistas, garantizando así el cumplimiento legal.
¿Cuál es la mejor opción?
Aunque desarrollar un sistema propio puede parecer atractivo por la posibilidad de una personalización total, la compra de una plataforma configurable ofrece más ventajas en términos de costes, mantenimiento y mejora continua.
Los profesionales de EHS en España tienen la oportunidad de reducir costes, aumentar la productividad, minimizar riesgos y contar con un software más fiable al optar por la implantación de CTAIMACAE.