Asegurarte de que tus centros de trabajo cumplen con la normativa de Prevención de Riesgos Laborales, Seguridad Industrial y Medio Ambiente puede parecer una tarea abrumadora. Debes poder garantizar el cumplimiento continuo y poder demostrar, fácilmente, a solicitudes de documentación, auditorías y cambios regulatorios constantes.
Te guiamos a través de los 3 pasos clave que debes seguir para garantizar el cumplimiento, en 2022, de todos tus centros de trabajo.
¿Cómo identificar y cumplir con los requisitos legales en ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 50001 y EMAS en 2022?
Eres el responsable de hacer el seguimiento, actualizar y cumplir con los requisitos legales en Prevención de Riesgos Laborales, Seguridad Industrial y Medio Ambiente. De ello depende evitar sanciones y no conformidades ISO.
Y cada vez es más difícil. Hay más leyes, más actualizaciones de normativa ya vigente, cambios en las instrucciones técnicas… El cumplimiento acelerado requiere que interpretes boletines, diarios oficiales, sentencias de tribunales, convenios y descifres qué normativa aplica a tus instalaciones y equipos de trabajo.
Los requisitos legales en ISO 45001, ISO 14001, ISO 9001, ISO 5001 y EMAS aparecen en diferentes apartados de las normas. Estos requisitos proporcionan un marco para verificar el cumplimiento de las normativas locales, nacionales o internacionales en materia de seguridad y salud en el trabajo, prevención de riesgos laborales y medio ambiente.
¿Cómo identificar los requisitos legales en Prevención de Riesgos Laborales, Seguridad Industrial y Medio Ambiente que te aplican?
- Proceso para identificar los requisitos legales
Necesitas cumplir con todos los requisitos legales. Dependiendo de la ubicación de tus centros de trabajo, tu actividad, las certificaciones que dispones (ISO 9001, ISO 14001, EMAS, ISO 45001 e ISO 50001) identificarás cuáles son los requisitos legales con los que debes cumplir.
El primer paso para evitar sanciones y no conformidades, y garantizar que cumples con toda la normativa que te aplica, es definir claramente todos los requisitos que afectan a tus centros de trabajo.
El proceso debe abordar los siguientes puntos:
- La identificación: establecer cómo se determinan los requisitos legales y de otro tipo de la organización, cómo se accede a ellos y cómo se mantienen actualizados.
- La aplicación: definir la forma de aplicar los requisitos en los diferentes tipos de actividades, los procesos, la elaboración de perfiles de riesgo, y en el desempeño general de la organización.
- En relación al sistema de gestión: determinar cómo se deben tener en cuenta los requisitos legales en ISO al establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema.
- Acceso y actualización de la información: asegurar que los trabajadores relevantes saben cómo acceder a la información sobre los requisitos legales y otros que les sean aplicables. Además, se requiere que se mantenga y retenga información documentada sobre este proceso. Esto ayuda a que la información se actualice para reflejar cualquier cambio.
- Crear un registro de cumplimiento
Para facilitar el proceso de comprensión de los requisitos legales con los que debes cumplir (qué trámites legales y en qué plazos), crea un registro rápido de obligaciones legales y reglamentarias y asigna estos requisitos a todos los centros de trabajo afectados.
Esta lista puede ser extremadamente extensa si tu organización tiene una gran cantidad de centros de trabajo, ya está sujeta a múltiples normativas (europeas, estatales, CC. AA., municipales…) y certificaciones ISO 9001, ISO 14001, EMAS, ISO 45001 e ISO 50001.
Ejemplo de requisito legal
A continuación, te mostramos un ejemplo de registro de un requisito legal:
Fuente: Norma ISO 45001
Requerimiento regulatorio: 8.1.4 Compras, la gestión de los contratistas
- Coordinar los procesos de compras con sus contratistas:
- Identificar los peligros
- Evaluar
- Controlar los riesgos para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)
- La organización debe asegurarse de que se cumplen los acuerdos STT en materia de contratación externa
Trámites con los que cumplir:
- Evidencia de cumplimiento legal en materia CAE en todas las fases del proceso
- Crear un registro único y específico los procesos de compras con contratistas
- Verificar la adecuación de los procesos de compras con contratistas en materia SST
- Verificar el seguimiento y cumplimiento del procedimiento de compras con contratistas
- Registrar toda desviación del procedimiento, no conformidad u oportunidad de mejora
- Dejar evidencia de toda acción correctiva o preventiva, cambio que impacte en el proceso de gestión de contratistas en materia SST
- Automatiza la identificación y actualización de los requisitos legales en Prevención de Riesgos Laborales, Seguridad Industrial y Medio Ambiente
Cada vez más empresas se dan cuenta del potencial de digitalizar la identificación y actualización de la normativa con software.
La principal ventaja de contar con un software de identificación de requisitos legales es el ahorro de tiempo y dinero, teniendo siempre la garantía jurídica de cumplimiento.
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- Calendario con los vencimientos de tus trámites.
- Planificador de tareas.
- Seguimiento con tu consultor experto para resolver dudas.
Lograr el cumplimiento inmediato es fundamental, y mantener este cumplimiento las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año es clave para superar con éxito las auditorías, evitar multas costosas y daños a la reputación por incumplimiento.
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