En este artículo te explicamos qué es la gestión documental CAE, cuáles son las funciones de un gestor documental y cuáles son los procesos de gestión documental del departamento de seguridad y salud en el trabajo.
¿Qué es la gestión documental CAE?
La gestión documental CAE es el modo en que una organización utiliza, gestiona y almacena los documentos de la Coordinación de Actividades Empresariales con clientes y contratistas. Estos documentos (fiscales, administrativos, laborales, preventivos, certificados, etc.) pueden venir en diferentes formatos, como PDF, imágenes, hojas de cálculo, Word, etc.
La legislación en materia de Prevención de Riesgos laborales (Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales) y el Real Decreto 171/2004 sobre Coordinación de Actividades empresariales exigen a las empresas, además del cumplimiento de la legislación en esas materias, a llevar un estricto control en la gestión de la documentación que se genera,como prueba del cumplimiento legal. El intercambio documental de la CAE deriva del deber de información, cooperación y vigilancia de la CAE.
A medida que aumenta el volumen de empresas subcontratadas, los departamentos de Prevención de Riesgos Laborales (cuyo objetivo es reducir los índices de siniestralidad y evitar riesgos laborales), tienen que asumir grandes cargas de trabajo en la gestión documental de la CAE. Cada vez más, se gestiona la CAE con programas de gestión documental en la nube. Las bases de datos, el correo electrónico, el control de versiones, la digitalización de documentos, la gestión de contenidos… se automatiza y el sistema de gestión documental adquiere un formato digital.
¿Cuáles son los procesos de gestión documental CAE?
Crear, intercambiar, revisar, organizar, recopilar, almacenar y encontrar documentos de Coordinación de Actividades Empresariales no es una tarea fácil. Conseguir, sin tener que invertir demasiado tiempo, que estén actualizados, sean accesibles y seguros es lo que más problemas plantea a los equipos de PRL.
Procesos de la gestión documental
- Intercambio de documentos
- Registro (acuse de lectura)
- Revisión y validación
- Clasificación
- Custodia – almacenamiento
- Acceso
- Trazabilidad
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¿Qué documentación debes solicitar en la Gestión Documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
La documentación de Coordinación de Actividades Empresariales varía dependiendo de:
- La actividad de la empresa contratante (titular)
- Del centro o centros de trabajo donde se desarrolla la actividad
- Del tipo de actividad que realizará la empresa contratista,
- Las evaluaciones de riesgos concurrentes
- Los trabajadores y equipos de trabajo implicados
- Etc.
Por lo que existen muchos factores que influyen en la documentación a solicitar. A grandes rasgos, la documentación CAE que se suele requerir se clarifica en dos grupos generalmente:
Documentación Administrativa:
- Certificados de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social
- Certificados de estar al corriente de pagos con la Agencia Tributaria
- TC1, RLC, RNT, Boletín de autónomos y/o justificantes de pagos
- Pólizas de responsabilidad Civil y seguro de accidentes.
- Código de identificación fiscal
- Justificantes de pagos (pólizas, etc.)
- Y otros
Documentación preventiva
Documentos preventivos que derivan de los trabajos concurrentes que se realizarán en el centro de trabajo, como:
- Evaluación de riesgos laborales y medidas preventivas
- Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Registros y certificados de formación de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Contrato con el servicio de prevención(Modalidad Preventiva)
- Documento de asociación a la MUTUA
- Protocolos de seguridad y emergencias
- Certificados de conformidad de los equipos de trabajo
- Planificación de la actividad preventiva
- Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas
- Documentación técnica, inspecciones técnicas reglamentarias, mantenimiento, proyectos y legalizaciones asociadas a equipos de trabajo, instalaciones y edificaciones.
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Certificados de empresa instaladora/mantenedora.
- Y otros
¿Gestionas cientos de documentos CAE con tus contratistas de forma tradicional?
¿Recibes miles de documentos por diferentes canales y la gestión documental de la CAE se ha convertido en un dolor de cabeza?
El aumento del volumen de contratistas con las que coordinarte y la dispersión geográfica de tus centros de trabajo, implican grandes retrasos e inversión de tiempo para tener en orden y actualizada toda la documentación CAE con tus contratistas.
Esto, a su vez, genera problemas en términos de riesgos laborales y legalidad para los técnicos de PRL y las organizaciones.
Es por ello, que es de vital importancia realizar una correcta gestión documental de los trabajos concurrentes, antes y durante su ejecución, ya que la responsabilidad de todo lo que ocurra recae sobre la empresa contratadora.
Con respecto a la normativa de PRL, es necesario custodiar toda la documentación CAE. Para poder acceder, consultar y revisar todos los datos que impliquen la gestión de riesgos en el trabajo, en caso de inspección y accidente.
¿A quién puede beneficiar un sistema de gestión documental CAE?
El uso de un potente Software de Coordinación de Actividades Empresariales beneficia a empresas grandes y pequeñas. Es una solución ideal para técnicos de PRL que tienen que recibir, enviar, verificar, almacenar y compartir constantemente documentos de PRL y CAE con sus contratistas y subcontratistas. Y también con otros colegas de mantenimiento, RRHH, producción, operaciones…
Todos ahorráis tiempo. También tus contratistas. ¿Cómo? Todos recibís notificaciones y avisos en un único canal de comunicación online. Con tan solo un clic, accedéis a todos los documentos.
Un Software CAE evita muchos de los problemas que asumes con tu sistema basado en papel. CTAIMACAE permite que cualquier usuario autorizado acceda a la documentación CAE de los proveedores, vea fácilmente el registro completo del documento, la trazabilidad de las comunicaciones, las revisiones y el proceso de aprobación y consultar estado actual.
Ventajas de automatizar la Coordinación de Actividades Empresariales
Estas son las ventajas que CTAIMACAE ofrece para reducir riesgos y hacer eficiente la gestión documental de la CAE:
- 50% de ahorro de tiempo de gestión en la CAE
- 0 accidentes con baja
- 75% de ahorro de costes asociados a la CAE
- Obtención de puntos fuertes en Auditorías Externas.
Pero, además, los usuarios de CTAIMACAE han conseguido un aumento de la visibilidad del estado de los procesos en más del 60% y en un 75% a la hora de recibir notificaciones automáticas de CTAIMACAE.
Todo ello, ha conllevado una reducción de más de un 70% de los errores e incidencias documentales en CAE.
A continuación repasamos otras ventajas de implantar la solución de gestión documental CTAIMACAE:
- Mayor seguridad e integridad de los documentos: el contenido de la documentación CAE no puede ser alterado y se garantiza la custodia.
- Se garantiza la confidencialidad y la protección de datos personales, aspecto importante para tratar con documentación sensible como puede ser el reconocimiento médico.
- Accede a la documentación CAE cuando y donde quieras, lo que facilita que la documentación esté actualizada en tiempo real.
- Trazabilidad: controla el estado y evolución de proceso CAE.
- Centralización de datos en un único canal de comunicación, lo que facilita la colaboración.
- Control de accesos: Una vez intercambiada y revisada toda la documentación CAE, toca entrar a realizar los trabajos. CTAIMACAE permite autorizar o vetar el acceso a tus instalaciones de los trabajadores, equipo y maquinaria subcontratados que no cumplan con tus requisitos documentales, se encarga el software que conecta el estado de su documentación (actualizada y correcta) con tu Control de Accesos.
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