Tus días tienen 24 horas y las jornadas laborales no suelen (o no deberían) alargarse más allá de las 8 horas. Y aunque los técnicos de PRL le dedicáis más o menos tiempo, seguro que te queda la sensación de que no llegas a todo. Por eso, cada principio de mes te planteas cómo gestionar mejor tareas que te ocupan mucho tiempo como la gestión documental de la CAE.
Es muy posible que, cada principio de mes, cuando realizáis las paradas técnicas de mantenimiento, hay averías imprevistas… tengas que hacer frente a sobrecargas de trabajo: revisando documentos Excel, reclamando documentación, actualizando la bandeja de entrada… para llevar al día la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales con contratistas, proveedores y clientes.
Y las preguntas que te haces mes tras mes:
- ¿Realmente has informado y sido informado de los riesgos a tiempo?,
- ¿Te ha dado tiempo a establecer las medidas preventivas adecuadas?,
- ¿Estás tranquilo de reducir al máximo los riesgos laborales en entornos de concurrencia de trabajos?
- ¿Puedes estar seguro de que todos los trabajadores y equipos de trabajo que acceden a tus instalaciones cumplen con la normativa de PRL?
Muchas veces, estar tranquilo y optimizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales pasa por olvidarse de la gestión manual y, automatizar los flujos de trabajo, las notificaciones y avisos, la custodia de la documentación en un único canal de comunicación online (accesible para todos). Para garantizar así que cumples con toda la normativa y evitas riesgos laborales.
¿Pero, qué es una plataforma que automatiza la gestión documental CAE con clientes y contratistas?
En un contexto en el que la subcontratación de servicios y trabajos va en aumento, garantizar que se cumple con la normativa de Coordinación de Actividades Empresariales y PRL, en el mínimo tiempo posible, es fundamental para que la seguridad en tu centro de trabajo no se resienta ni debilite en el corto y largo plazo.
Por suerte, existen soluciones como CTAIMACAE, que pueden ayudarte a automatizar la gestión documental de la CAE para evitar que el estrés, el descontrol y la siniestralidad laboral sea una constante en tu empresa.
4 ventajas de digitalizar la Coordinación de Actividades Empresariales
Un buen Software para la Coordinación de Actividades Empresariales puede ayudarte, pero ¿de verdad resultará tan útil? La respuesta es sí, y ya estás tardando en probarlo. Estas son las ventajas que CTAIMACAE ofrece para reducir riesgos y hacer eficiente la gestión documental de la CAE.
[No te pierdas este artículo en el que te explicamos qué es y para qué sirve un Software de Coordinación de Actividades Empresariales]
1. Gestión documental de la CAE con clientes, contratistas y proveedores
Informar y formar a los trabajadores que acceden a tus instalaciones de tus protocolos de seguridad, evaluar el cumplimiento de las medidas preventivas en las instalaciones, extraer indicadores a tiempo real o gestionar y registrar los Equipos de Protección Individual (EPI’s) entregados, etc.,
Son algunos de los procesos más críticos y provocan los mayores riesgos. Pero nosotros creemos que no debería ser así.
No cuando existen soluciones para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales de una manera inteligente, rápida y sin complicaciones, que se traducen en el antiguo intercambio interminable de emails, equívocos en la documentación, enfados e incumplimientos legales.
Con CTAIMACAE la gestión documental de la CAE y el acceso a tus instalaciones de únicamente los trabajadores autorizados, se gestiona directamente desde la plataforma.
Una vez bien comunicado tu proceso de Coordinación de Actividades Empresariales, tus contratistas (y a su vez los subcontratistas) y clientes, pueden subir a tu plataforma toda la documentación CAE que les solicitas. Y a partir de ahí, cualquier cambio de última hora, incumplimiento, caducidad de la documentación, etc. también puede gestionarse de este modo y en cuestión de minutos. No hay más.
Una visibilidad completa mantendrá a todos los implicados enterados de si la documentación CAE de trabajadores, equipos y maquinaria que les solicitas está al día y, si la que les compartes (protocolos de emergencia, seguridad, etc.) ha sido debidamente leída por todos.
PRL, responsables, contratistas y usuarios reciben notificaciones y avisos automáticos en caso de algún incumplimiento. Para que así, todos os anticipéis a posibles riesgos o irregularidades. De esta forma, evitas dedicar largas jornadas a la gestión documental de la CAE, roces y malentendidos con otros departamentos y tus contratistas.
2. Control de Accesos
Una vez intercambiada y revisada toda la información en CTAIMACAE, toca entrar a realizar los trabajos. De la autorización de acceso o veto a tus instalaciones de los trabajadores, equipo y maquinaria subcontratados, se encarga el software que conecta el estado de su documentación (actualizada y correcta) con tu Control de Accesos.
3. Un único canal de comunicación
Si estás a cargo de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales, seguro que colaboras con múltiples colegas y departamentos (mantenimiento, compras, PRL, RRHH).
CTAIMACAE establece procesos digitales en el que todos (interna o externamente) tenéis que cumplir con los mismos estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo. Ahora la cooperación y colaboración entre departamentos y, con clientes y proveedores es más fácil que nunca.
Y, por supuesto, ahorras tiempo. Todos reciben notificaciones y avisos, se encargan de subir, revisar y comunicarse en un único canal de comunicación online. En el que puedes acceder, con tan solo un clic, a toda la trazabilidad de los documentos y custodiar legalmente, de forma controlada y ordenada, toda la documentación.
4. CTAIMACAE, el Software CAE más intuitivo de mercado
CTAIMACAE es totalmente usable, sencillo para todas las personas. Aun así, los usuarios (contratistas o de tu empresa) tenéis a vuestra disposición un Portal de Ayuda con preguntas frecuentes, tutoriales, paso a paso, ayuda contextual, etc. Además de un servicio de soporte a contratistas y clientes vía chat, teléfono y e-mail para resolver todas las dudas.
¿Estás listo para probar CTAIMACAE?
Estos son solo algunos de los beneficios del CTAIMACAE. Lo más probable es que, una vez que lo hayas probado, te preguntes cómo has llegado tan lejos en tu carrera sin él.
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.
Automatiza la gestión documental de la CAE. ¡Solicita una demo!
