La digitalización de la Coordinación de Actividades Empresariales ha venido para quedarse. Mucho es el tiempo que destináis los profesionales de la Seguridad y Salud en el Trabajo al proceso de gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales con clientes y proveedores.
El Gobierno de España ultima ya la llegada de los 14.000 millones de euros de fondos europeos, que se repartirán por orden de petición hasta agotarse para favorecer la digitalización de Pymes, microempresas y autónomos. ¿Te quedarás fuera de esta oportunidad?
¿Es una oportunidad para digitalizar el Departamento de PRL?
La gran mayoría de Responsables de PRL seguís el plan anual de prevención y, además últimamente habéis tenido que adaptaros a las nuevas obligaciones preventivas de la Covid-19. Todo ello ha supuesto un aumento de la subcontratación de los trabajos junto con otros controles preventivos para aseguraros que:
Todos los trabajadores que operan en vuestras instalaciones:
- Conocen los protocolos de Seguridad, emergencias y Covid-19,
- cuentan con las capacitaciones de PRL que exige la ley
- están informados de los riesgos y medidas preventivas
Los equipos de trabajo están al día de las revisiones e inspecciones técnicas y cumplen con la normativa,
Las empresas subcontratadas cumplen con sus obligaciones legales de PRL
El análisis de las evaluaciones de riesgos y el establecimiento de las medidas preventivas de los trabajos concurrentes son los adecuados
etc.
Ello hace que los técnicos de PRL dediquéis mucho tiempo a la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales.
La crisis provocada por el Covid-19 ha puesto de manifiesto el papel vital de los profesionales de la Prevención de Riesgos Laborales y la necesidad de acelerar la transformación digital para hacer frente a las conductas no seguras en los entornos de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar la gestión documental de la CAE y la PRL?
La digitalización de la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales te permite aumentar la productividad y ganar en eficiencia:
- El intercambio documental con tus clientes y proveedores sigue en marcha aunque no haya nadie en la oficina o estés realizando labores de inspección en campo, ya que los proveedores y contratistas podrán leer todos los documentos de información, cargar sus datos y documentación preventiva desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, sin importar dónde se encuentren.
- Con toda la organización (departamento de Mantenimiento, Operaciones, Compras, Administración…) conectada, la comunicación con tus proveedores es más fluida y las tareas se llevan a cabo más rápidamente. Implicando a otros colegas de tu organización, para que el departamento de PRL no tenga que asumir todas las tareas de la Coordinación de Actividades Empresariales.
- Ya no dependerás de Excels, carpetas en el servidor, correos electrónicos en la bandeja de entrada… para controlar que todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo cumplen con vuestros estándares de seguridad. Solo tendrás que compartir la información con tus contratistas quienes se la descargarán con un simple “clic”.
- Toda la documentación intercambiada (acuses de lectura, documentación oficial, etc.) quedará guardada en CTAIMACAE. Al archivarla digitalmente, te evitarás el proceso de imprimir y archivar. Doble ahorro: papel y tiempo.
- Con todos los documentos CAE organizados, será más fácil acceder a la información preventiva para tomar decisiones estratégicas.
- Estarás en contacto con tus proveedores y contratistas en tiempo real.
- Digitalizar implica automatizar. Con ello se reducen las posibilidades de cometer los errores que se dan en los procesos manuales. También se minimiza el riesgo de fraude. Es más, puedes limitar el acceso a determinados archivos, con lo que ganas en seguridad.
¿Es un buen momento para automatizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
Si el contexto actual ha enseñado algo, es la necesidad de acelerar la transformación digital de los departamentos de PRL. Las empresas digitalizadas han podido hacer frente a desafíos de la seguridad y salud en el trabajo como:
- La presión para garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad y la normativa en PRL en los centros de trabajo
- Cambios repentinos en las subcontrataciones y planificación de los trabajos.
- El aumento de las paradas técnicas y de mantenimiento programadas y no programadas, en las que el volumen de la subcontratación aumenta notablemente.
- Normativas de seguridad y reglas corporativas cada vez más estrictas, que también deben cumplir las empresas subcontratadas.
- La comunicación en remoto con proveedores y clientes a tiempo real y desde cualquier dispositivo móvil.
- La necesidad de integrar otros colegas y departamentos para automatizar flujos de trabajo.
¿Por qué es importante la automatización de la Coordinación de Actividades Empresariales?
Para dedicar el tiempo a tareas más importantes. De hecho, se estima que, para las empresas con un proceso completamente manual de la Coordinación de Actividades Empresariales, recibir, enviar, revisar, aprobar y custodiar un documento puede extenderse hasta 1 hora. Aunque pueda no parecer mucho tiempo, una organización relativamente pequeña que recibe solo 40 documentos a la semana gastará más de 40 horas en una semana simplemente gestionando la documentación de la CAE con sus clientes y contratas.
Y no solo es una cuestión de tiempo. Los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales eficaces reducen los accidentes de trabajo y minimizan los costes operativos (paros no programados, lesiones, accidentes laborales, bajas, sanciones, investigaciones…) ya que permiten optimizar:
- El coste (en tiempo y dinero) del intercambio y revisión documental de toda la documentación CAE y PRL
- La distribución de tus protocolos Covid-19, de emergencias y medidas preventivas
- La comprobación de la capacitación en PRL que exiges a los trabajadores de tus contratas
- El tiempo invertido que supone comprobar si los trabajadores externos y los equipos de trabajo disponen de los EPI, formación requerida, certificados…
- El tiempo y seguimiento de las Observaciones Preventivas de Seguridad e Inspecciones de Campo
- … O disponer de un ecosistema de proveedores homologado, listo para trabajar, el Software CAE es un buen punto de partida.
¿En qué te beneficia la automatización de la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
La automatización agiliza la realización de trabajos seguros en concurrencia
En resumidas cuentas, digitalizar tu proceso de Coordinación de Actividades Empresariales te ayuda a:
- Identificar los riegos laborales concurrentes, antes de que se produzcan, y reducir el impacto que tiene en tu negocio, adoptando medidas preventivas
- Maximizar la seguridad en tu centro de trabajo, al mismo tiempo que reduces los costes asociados a los incidentes – accidentes de trabajo
- Defender de manera convincente la importancia de mejorar los procesos de PRL y CAE e invertir en digitalizarlos
- Comunicarte de forma colaborativa con otros departamentos, con clientes y con proveedores para asegurarte de cualquier cambio en su cumplimiento
Ahora o nunca: Ayudas públicas para digitalizar tu negocio
El Gobierno de España está preparando ya la forma en la que casi 5.000 millones de euros llegarán a España procedentes de los Fondos de la Unión Europea, en concreto del Fondo de Recuperación Next Generation EU.
De la información a la que hemos tenido acceso hasta el momento, gracias a la participación de CTAIMA en el programa ACELERA PYMES, los autónomos y Pymes de hasta 10 trabajadores podrán acceder a ayudas para digitalizar sus empresas y adquirir softwares de gestión de hasta el 80% de la inversión a realizada, solicitándose un compromiso mínimo por parte de la empresa de hacerse cargo del 20% de la inversión.
