En el ajetreado entorno empresarial actual es importante tener un control del acceso de a las instalaciones de una empresa. Con la llegada constante de transportistas y visitantes a tus instalaciones, gestionar su acceso puede convertirse en un desafío. Afortunadamente, el nuevo módulo de CTAIMACAE ofrece una solución moderna y efectiva para simplificar este proceso.
¿Cómo funciona el módulo de “Control de Accesos”?
Las visitas espontaneas son cuestiones del día a día que hace falta monitorear. No tener un control de quien entra y sale de las instalaciones de tu empresa puede representar un peligro para la seguridad de esta. Es por esto que el nuevo módulo de CTAIMA está diseñado para facilitar y agilizar el acceso de transportistas y visitantes a tu empresa mediante un sistema basado en códigos QR.
En caso de una visita, esta es la situación que puedes esperar usando este nuevo sistema:
Generación de código QR: al llegar a tus instalaciones, el transportista o visitante encontrará un código QR visible en el punto de acceso. Este código QR es el primer paso para iniciar el proceso de registro y acceso.
Escaneo y recepción de documentos: el visitante escanea el código QR con su teléfono móvil, lo que le dirige a una serie de documentos e información relevante que se envían directamente a su correo electrónico. Estos documentos pueden incluir instrucciones de seguridad, normas de la empresa, o cualquier otra información personalizada que hayas configurado previamente.
Personalización de información: la información que reciben los visitantes es completamente personalizable. Puedes ajustar los documentos según el tipo de visitante (por ejemplo, transportistas, comerciales, etc.), El idioma (español, inglés, entre otros), y el formato (texto, video). Esto garantiza que cada persona recibe la información adecuada para su visita.
Registro de datos: una vez que el visitante ha recibido y leído los documentos, debe completar un formulario con sus datos personales, como nombre, apellido, empresa, DNI y correo electrónico. Esta información se utiliza para registrar su acceso y garantizar que todos los datos necesarios están recopilados.
Acceso autorizado: tras completar el registro, el visitante recibe un correo electrónico con una confirmación de acceso autorizado. Este correo incluye un enlace a los documentos recibidos para que puedan revisarlos nuevamente si es necesario.
¿Qué ventajas aporta el módulo de Control de Accesos no planificados para visitas y transportistas?
El módulo no solo simplifica el proceso de acceso, sino que también ofrece numerosos beneficios para tu empresa:
Eficiencia y rapidez: el proceso de registro y acceso se completa en cuestión de minutos, lo que minimiza el tiempo de espera y mejora la eficiencia operativa.
Cumplimiento normativo: asegura que todos los visitantes están informados sobre las normas y riesgos de la empresa, cumpliendo con las obligaciones legales y de seguridad.
Uso en múltiples centros: Si operas en varios centros o ubicaciones, nuestra aplicación es completamente escalable. Además, su uso se adapta a las diferentes instalaciones, garantizando una gestión uniforme y eficiente en todos los sitios.
Registro automático y configurable: Las empresas pueden requerir información específica de sus transportistas y visitantes. Por eso, ofrecemos la flexibilidad de personalizar los campos del formulario de registro según tus necesidades particulares.
Personalización de información: la información que reciben los visitantes es completamente personalizable. Puedes ajustar los documentos según el tipo de visitante (por ejemplo, transportistas, comerciales, etc.), El idioma (español, inglés, entre otros), y el formato (texto, video). Esto garantiza que cada persona recibe la información adecuada para su visita.
Multilingüismo: Sabemos que la diversidad lingüística es fundamental, por eso, nuestra aplicación es completamente adaptable a diferentes idiomas, permitiendo que tus usuarios accedan a la información en su idioma.
Preguntas frecuentes
Al ser un sistema novedoso de control de accesos, es normal que puedan surgir preguntas como las siguientes:
¿Qué tipo de documentos pueden enviarse a través de este sistema?
Los documentos enviados a los visitantes pueden incluir instrucciones de seguridad, normas de la empresa, y cualquier otra información relevante. Estos documentos son completamente personalizables en cuanto a contenido, formato (texto, video), e idioma.
¿Qué pasa si el visitante no tiene un smartphone?
El único requisito para utilizar este sistema es que los visitantes tengan un teléfono móvil con capacidad para escanear códigos QR y recibir correos electrónicos. Si algunos visitantes no tienen un teléfono adecuado, se pueden utilizar métodos alternativos, como dar documentos impresos y realizar el registro manual.
¿Qué datos se recopilan durante el proceso de registro?
El formulario de registro puede personalizarse para recopilar datos como nombre, apellido, empresa, DNI, correo electrónico, y cualquier otra información relevante para tu empresa, como la matrícula del vehículo o el propósito de la visita.
¿Qué sucede si un visitante no lee los documentos informativos?
El sistema requiere que los visitantes marquen como leída la información recibida antes de completar el registro y recibir la autorización de acceso. Aunque no se puede garantizar que el visitante lea y entienda completamente los documentos, este paso asegura que al menos han recibido y abierto la información.
¿Cómo garantiza este sistema el cumplimiento normativo y la seguridad?
El sistema asegura que todos los visitantes reciban la información necesaria sobre normas de seguridad y riesgos antes de acceder a las instalaciones. Además, mantiene un registro detallado de quién ha accedido y cuándo, facilitando el cumplimiento de las obligaciones legales y de seguridad.
Un proceso sencillo, rápido y seguro
El nuevo módulo de control de accesos representa una evolución significativa en la gestión de accesos para transportistas y visitantes. Al implementar este sistema, tu empresa no solo mejorará su eficiencia y cumplimiento normativo, sino que también ofrecerá una experiencia más fluida y profesional para todos los que acceden a tus instalaciones.