El empresario de un centro de trabajo, a la hora de plantearse cómo gestionar la coordinación de actividades con las empresas de transporte, ha de seguir varias etapas que deben estar reflejadas en su Procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales:
1. Definir en qué casos el servicio logístico prestado se considera “propia actividad”, esto le proporcionará el carácter de empresario titular o principal y en consecuencia el deber de vigilancia de éste. Como ejemplo, podría definirse como propia actividad la relacionada con el transporte y carga de materias primas que sean inherentes al proceso productivo o consecuentes de éste (una muestra sería la recogida de residuos que se realiza periódicamente).
2. Establecer las bases del intercambio documental y el detalle en función del riesgo y frecuencia entre otros factores a tener en cuenta:
- El transportista deberá conocer los riesgos, medidas preventivas y de emergencias de las áreas o instalaciones donde va a acceder. Actuará en base a las instrucciones facilitadas.
- El empresario cliente deberá conocer los riesgos y medidas preventivas de la actividad contratada
3. Actuación coordinada y conjunta. Con esta información, se debe actuar de forma eficaz para llevar a cabo la coordinación de actividades empresariales. Se recomienda, para tranportistas poco habituales de duración puntual de su actividad, el establecimiento de requisitos mínimos documentales y una planificación controlada previa al acceso; transmisión de información al acceder (riesgos, actuación en caso de emergencia y medias preventivas) con una breve reunión o mediante la entrega de fichas informativas generales y específicas del área donde realizarán la carga-descarga; acompañar al transporte en su tarea en cumplimiento de su labor de vigilancia si le aplica, entre otros.