Mantenimiento de instalaciones, control de suministros, inspecciones en máquinas y equipos de trabajo, flota de transportistas, servicios de limpieza, empresas de catering … Los servicios subcontratados son vitales para las operaciones diarias de las empresas. Sin embargo, el flujo constante de nuevas personas que acceden a tu centro de trabajo maximiza los riesgos de sufrir y/o provocar un accidente de trabajo. Por todo ello, tienes que tomarte muy en serio los riesgos de seguridad que suponen tus contratistas y proveedores.
El aumento de las normativas de seguridad, salud e higiene en el trabajo con las que tienes que cumplir, más exigentes con un marco normativo muy cambiante, hace que cada vez te sea más difícil verificar eficientemente si los contratistas que acceden a tus instalaciones cumplen con la normativa en prevención de riesgos laborales.
¿Cómo garantizas que tus contratistas no suponen un riesgo en concurrencia de trabajos?
Hay dos componentes clave para garantizar el cumplimiento de tus contratistas:
- El primero gira en torno al cumplimiento corporativo de tu organización. Para comprobar si los proveedores cumplen con tus estándares de Prevención de Riesgos Laborales, Medio Ambiente, Calidad, Seguridad Industrial, Seguridad Vial; Fiscales, Laborales, etc., debes comprobar que disponen de certificados como:
- El seguro de responsabilidad civil,
- Declaración CE de conformidad de los equipos de trabajo,
- ITV de los vehículos que acceden a tus instalaciones,
- Documentación del ADR,
- Los Certificados RNT | TC2, TA2, ITA,
- El Certificado de estar al Corriente de Pago AEAT | Seguridad Social,
- El certificado de la ISO 45001 / 9001 / 14001
- Las evaluaciones de riesgos de las actividades en concurrencia
- El plan de prevención de riesgos laborales
- El Protocolo Covid- 19
- El Plan de emergencias
- Etc.
- El segundo son las calificaciones que exiges, por normativa, a los trabajadores subcontratados para operar en tus instalaciones. Estas calificaciones de los empleados pueden incluir los certificados de formación en:
- Licencia de conducción de vehículos y maquinaria,
- Trabajos en altura, zonas ATEX, etc.
- Primeros auxilios,
- Prevención de Riesgos Laborales (50 horas)
- Prevención de Riesgos Laborales según Convenio del Metal
Ya sea porque tienes que facilitar el acceso a un proveedor para que realice la intervención en tu centro de trabajo cuanto antes mejor o, que sean tus contratistas o proveedores habituales los que acceden a tu centro de trabajo, el incumplimiento de tus contratistas puede derivar en accidentes de trabajo, sanciones y responsabilidades, daños reputacionales...
¿Cómo lograr un cumplimiento del 100% de tus contratistas y proveedores?
Para lograr el 100% de cumplimiento no puedes confiar en procesos manuales. Las hojas de cálculo, los archivos adjuntos de correo electrónico y las interminables carpetas de documentos en tu escritorio o el servidor, hacen que te pases el día actualizando manualmente la información. Y por supuesto, sin un control de caducidades, sin poder custodiar los documentos siguiendo protocolos de seguridad informática y en cumplimiento de la LOPD. Y ni así tienes la certeza, a tiempo real, de que los contratistas que han accedido o van a acceder a tus instalaciones cumplen con toda la normativa de seguridad.
Estas ineficiencias todavía se agravan más cuando tienes que perseguir a tus colegas de otros departamentos: recursos humanos, compras, administración, mantenimiento… para que te pasen toda la información, datos de contacto y tienes que hacerte cargo de sus proveedores y procesos de trabajo. Todo pasa por tu mesa, con la presión que supone que todos confíen que mantendrás toda la información al día sin poder garantizar el cumplimiento de plazos y de la normativa en Coordinación de Actividades Empresariales y Prevención de Riesgos Laborales.
Una tarea, la de la gestión documental, que has de llevar al día y que no puedes prescindir de ella consciente del impacto de no tener la documentación al día ante una inspección o en el peor de los escenarios, el accidente.
Por ello, un buen software CAE es una de las mejores inversiones que puede hacer un Departamento de PRL para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales y mejorar sus indicadores PRL: accidentes, incidentes, ISO 45001, incidencias documentales, incumplimientos, etc.
Todos los contratistas que accedan a tu centro de trabajo cumplirán
El control del cumplimiento de requisitos de la CAE en el momento del acceso a tus instalaciones en un momento crucial en el ámbito de cumplimiento y seguridad.
Las empresas que utilizan CTAIMACAE en sus centros de trabajo, tienen la seguridad y tranquilidad de que los contratistas y proveedores que acceden a sus instalaciones cumplen con sus estándares de seguridad y salud. Sin fisuras ni incumplimientos.
CTAIMACAE comprueba en tiempo real que tus contratistas cumplen con todos los requisitos establecidos, tanto de empresa, vehículo, maquinaria como de empleado. Todos los documentos deben estar anexados y validados correctamente.
Las empresas contratistas deben tener “en verde” toda la documentación en CTAIMACAE, en el momento de acceder a tus instalaciones, si existe algún incumplimiento la “carpeta roja” les informa que no tienen autorizado el acceso. Por lo que, además, esta previsualización les permite conocer (también mediante las notificaciones) sus incumplimientos y corregirlos antes de que los trabajadores subcontratados se trasladen a tu centro de trabajo.
Además, en CTAIMACAE queda registrado quién ha accedido a tus instalaciones en tiempo real. Por lo que podrás estar tranquilo en caso de emergencia o evacuación, desde tu móvil, accederás rápidamente a un listado para controlar en cualquier momento quién ha accedido a tus centros y el tiempo de permanencia.
¿Es el momento de digitalizar tu Coordinación de Actividades Empresariales? ¿Te estás planteando un cambio de software CAE?
Tanto la digitalización de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales como la del Departamento de PRL son de vital importancia para construir entornos de trabajo seguros.
Asegurarte de que cuentas con el mejor software CAE no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro.
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