En España, el artículo 24 de Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004 establecen la obligación legal de llevar a cabo un control previo al inicio de las actividades concurrentes (contratadas o subcontratadas). Con el objetivo de verificar que las empresas concurrentes cumplen con sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales. En seguida, te explicamos cómo llevar a cabo la gestión documental necesaria para garantizar la coordinación de actividades empresariales y proteger a los trabajadores.
Control previo al inicio de las actividades: Documentación requerida
El/la empresario/a principal, en su rol de coordinador de actividades empresariales, debe realizar una comprobación inicial de carácter documental para asegurarse de que las empresas contratistas/subcontratistas cumplen con sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
A continuación, repasamos alguna documentación CAE que el/la empresario/a principal solicitará a cada empresa contratista/subcontratista:
1. Evaluación de riesgos laborales y planificación de la actividad preventiva
Es fundamental que cada empresa contratista/subcontratista realice una evaluación de los tipos de riesgos laborales específica para las actividades contratadas o subcontratadas. Esta evaluación de los distintos factores de riesgo (riesgos ambientales, riesgos psicosociales, riesgos ergonómicos, riesgos mecánicos, riesgos biológicos, riesgos químicos, riesgos físicos…) debe ir acompañada de la planificación de la actividad preventiva y establecer los medios de coordinación necesarios.
El/la empresario/a principal puede solicitar que se intercambie esta documentación (utilizando procesos manuales o bien una Plataforma CAE), o que se integre la prevención de riesgos laborales en los procedimientos de trabajo establecidos.
2. Información y formación para el personal
Cada empresa contratista/subcontratista debe haber facilitado la información y formación necesaria a su personal que ejecutará las actividades contratadas o subcontratadas. Esta información y formación deben ser específicas sobre los riesgos y medidas preventivas relacionados con las actividades concretas que se llevarán a cabo.
3. Otros aspectos preventivos críticos
Dependiendo de los riesgos derivados de las actividades concurrentes, el/la empresario/a principal puede requerir documentos o información adicional que acredite el cumplimiento de otros aspectos preventivos críticos. Algunos ejemplos de estos aspectos son:
- Entrega de equipos de protección individual.
- Conformidad de los equipos de trabajo con la normativa aplicable y su buen estado de mantenimiento.
- Autorización para el uso de determinados equipos.
- Designación de recurso preventivo, cuando sea preceptivo según las actividades a realizar.
Proceso de intercambio y revisión de la documentación CAE
El/la empresario/a principal debe solicitar a cada empresa contratista/subcontratista la documentación requerida con suficiente antelación al inicio de las actividades. Esta documentación puede ser enviada por correo electrónico u otro medio físico o digital conveniente. En el caso de que una empresa contratista subcontrate parte de la actividad a otra empresa, también deberá asegurarse de recibir la documentación solicitada de la empresa subcontratista.
Una vez recibida la documentación, el/la empresario/a principal revisará minuciosamente su contenido para comprobar que las actividades contratadas/subcontratadas se llevarán a cabo en condiciones adecuadas de seguridad y salud. En caso de que se requieran aclaraciones, modificaciones o documentos complementarios, se notificará a la empresa contratista/subcontratista correspondiente.
Preguntas frecuentes sobre coordinación de actividades empresariales en España
- ¿Cuál es la finalidad del control previo al inicio de las actividades en la coordinación de actividades empresariales?
El control previo tiene como objetivo asegurar que las empresas contratistas/subcontratistas cumplen con sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales, garantizando así que todos los trabajadores que operan en tus instalaciones conocen los protocolos e instrucciones de seguridad.
- ¿Qué documentos son necesarios para el control documental en la coordinación de actividades empresariales?
Los documentos requeridos incluyen la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva, así como la documentación que acredite la información y formación proporcionada al personal. Además, pueden solicitarse otros documentos relevantes según los riesgos y aspectos preventivos críticos de cada caso.
- ¿Cuál es el papel del/la empresario/a principal en la coordinación de actividades empresariales?
El/la empresario/a principal desempeña el rol de coordinador/a de actividades empresariales y tiene la responsabilidad de garantizar la seguridad y salud en el entorno de trabajo. Para ello, debe realizar el control previo y solicitar la documentación necesaria a las empresas contratistas/subcontratistas.
- ¿Qué sucede si una empresa contratista subcontrata parte de la actividad?
En ese caso, la empresa contratista debe asegurarse de recibir la documentación solicitada de la empresa subcontratista y remitirla al/la empresario/a principal. De esta manera, se mantiene la transparencia y se verifica el cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
Conclusión
El control documental previo al inicio de las actividades permite verificar que las empresas contratistas/subcontratistas cumplen con sus obligaciones en materia de prevención de riesgos laborales.
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