En este artículo analizamos cómo automatizar y estandarizar los procesos de la Coordinación de Actividades Empresariales y en general de la gestión documental con contratistas, subcontratistas y clientes, permite agilizar y reducir tareas administrativas y de PRL.
También, repasamos qué herramientas se necesitan para llevar a cabo esta tarea de forma eficiente.
- La digitalización implica una revisión de cómo se está llevando la Coordinación de Actividades Empresariales en tu organización.
- Los equipos de Prevención de Riesgos Laborales se plantean una revisión de las tareas de la CAE y, sobre todo, de cómo se están ejecutando. Se trata de mejorar los procesos que soportan los técnicos de PRL con sus contratas y otros departamentos internos.
Se persigue ser más eficiente, para ahorrar tiempo y costes, pero también para reducir errores, riesgos laborales y accidentes de trabajo. Para ello, las empresas establecen nuevos procedimientos de Coordinación de Actividades Empresariales que persiguen:
- Automatizar: Menos trabajo manual / Menos errores.
- Mucho más control: Más seguridad / Menos riesgos
- Visibilidad y acceso a los datos en tiempo real: Único canal de información / Trazabilidad / Acceso a la información
Las empresas que estandarizan sus procesos de CAE mejoran el control, al mismo tiempo que evitan la duplicidad de tareas y pérdidas de tiempo innecesarias. Garantizando que antes de la ejecución de los trabajos concurrentes, se cumple con los deberes del Real Decreto 171/2004 y la Ley 31/1995 de PRL.
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Objetivo: reducir los riesgos laborales concurrentes
La meta de toda empresa titular que subcontrata trabajos concurrentes es reducir los riesgos laborales en su centro de trabajo.
Sin embargo, optimizar las actividades preventivas solo es posible estandarizando todos los procesos internos y externos con las empresas concurrentes.
Desde la contratación de los contratistas, pasando por los trabajos en las paradas de mantenimiento o reparaciones (planificadas o no) o la planificación de los trabajos concurrentes, es vital que todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo conozcan de manera precisa: los riesgos laborales presentes, las medidas preventivas a tomar, cuál es el plan de emergencias y tus protocolos de seguridad.
El primer paso es estandarizar la gestión documental de la CAE para evitar los procesos manuales, que pueden inducir a error, especialmente si hablamos de los procesos de definición, de qué documentación intercambiar y con qué criterios revisarla.
¿Cómo automatizar la gestión documental CAE?
La definición de procedimientos internos y adopción de buenas prácticas en la gestión documental CAE, la puesta en marcha de mecanismos de auditoría y control y la selección de herramientas especializadas permitirán mejorar la eficiencia y la seguridad con tus contratistas.
- Evaluaciones de riesgos y planificación de medidas preventivas. La disponibilidad de evaluaciones de riesgos específicas, completas y fiables aseguran una mejor planificación de las medidas preventivas y conocer con detalle los riesgos laborales concurrentes.
- Políticas de seguridad, documentación preventiva y certificados oficiales y de capacitación exigibles por ley que aseguran el cumplimiento de la normativa en PRL y CAE antes de que se inicien los trabajos.
- Procesos de información y cooperación sencillos, automatizados y digitalizados con tus contratistas y sus trabajadores. Con total trazabilidad y custodia legal de la información de seguridad y salud y CAE.
- Implementación de soluciones de autorización de acceso a tus instalaciones en función de si las empresas contratistas cumplen con la normativa en PRL, CAE y tus protocolos internos de seguridad.
¿Cómo estandarizar el intercambio documental en Coordinación de Actividades Empresariales y PRL?
Además de los aspectos anteriores, ¿qué otros elementos debes tener en cuenta para automatizar los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales en tu empresa? Generalmente, no basta con implementar una Plataforma de CAE, sino que desde el departamento de PRL, es necesario:
- Definir, recopilar y procedimentar la gestión de datos de las empresas contratistas y subcontratistas, incluyendo la documentación CAE y PRL recibida y enviada. Pero también los datos fiscales, DNI de trabajadores, certificados de capacitación, certificados oficiales de la empresa y equipos de trabajo, historial, etc.
- Supervisar y reclamar periódicamente la información de tus contratistas y subcontratistas, considerando aspectos como el vencimiento de los certificados oficiales, pólizas de seguros, certificados de capacitación, etc.
- Introducir el procedimiento CAE en el sistema de gestión ISO 9001 e ISO 45001
- Llevar a cabo un control previo (revisión documental) al inicio de los trabajos, y custodia e históricos relacionados con la CAE.
- Implementar un canal único de comunicación, intercambio, revisión y aprobación de la documentación CAE con tus contratistas y subcontratistas.
- Realizar revisiones de la documentación CAE para garantizar que la información añadida es correcta y si la estandarización implementada es realmente funcional.
- Formar adecuadamente al equipo que interactúe con tus contratistas y subcontratistas.
- Optimizar los recursos de PRL, por ejemplo, evitando a un equipo técnico cualificado la realización de tareas manuales.
La tecnología: una herramienta imprescindible para la Coordinación de Actividades Empresariales
La gestión manual de la Coordinación de Actividades Empresariales forma parte del pasado.
Hoy en día, solo la tecnología puede ayudar a las empresas en la tarea de automatizar la Coordinación de Actividades Empresariales con contratistas y subcontratistas. Sobre todo, cuando hablamos de empresas que cuentan con varios departamentos (mantenimiento, compras, administración, seguridad) necesitados de una coordinación mucho más estricta para evitar accidentes laborales e incumplimientos.
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