Muchos departamentos de Seguridad todavía se resisten a automatizar la gestión de contratistas. Y continúan invirtiendo largas jornadas de trabajo intentando poner orden en los Excel, hojas de cálculo, correos electrónicos y carpetas del servidor… sin éxito. Asumiendo así, grandes riesgos en la gestión de contratistas.
¿Cuáles son las desventajas de utilizar las hojas de cálculo para la gestión de contratistas?
Desafortunadamente, continuar apostando por una gestión manual y en Excel de tus contratistas solo tiene desventajas:
Las hojas de cálculo conducen a errores
Los Excel, las distintas versiones obsoletas, la falta de control y los múltiples errores son una constante en la gestión manual de los contratistas.
- Quizás el documento que buscas se encuentra en una carpeta del servidor a la que no tienes acceso, o está en el servidor de toda la empresa y cualquier usuario puede abrir un archivo de hoja de cálculo y realizar cambios, introduciendo datos poco fiables o erróneos.
- Sin supervisión, los errores son una constante en las hojas de cálculo que utilizas para gestionar a tus contratistas. Poniendo en riesgo a todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo y asumiendo potenciales sanciones y responsabilidades, por el incumplimiento de la normativa en PRL.
La integridad de los datos de la gestión de contratistas no es fiable
Cuando los datos son precisos, puedes tomar decisiones para proteger a todos los trabajadores que acceden a tu centro de trabajo y proteger así a tu organización de los riesgos laborales y reputacionales y garantizar que cumples con toda la normativa.
- Sin embargo, en las hojas de cálculo, donde las fórmulas, fechas y los enlaces, las evidencias se eliminan o modifican fácilmente mediante acciones comunes como cortar y pegar, no garantizan la precisión de los datos.
- Además, el sistema no te permite garantizar la vigencia de los documentos de trabajadores, equipos y maquinaria que solicitas a tus contratistas, de forma automática.
- Ni tampoco puedes reportar toda la trazabilidad de las versiones, comentarios, cambios que han sufrido los documentos de PRL.
- Cuando se trabaja con Excel para gestión de contratistas, no se cuenta con notificaciones y avisos automáticos, con lo que se te escapan incumplimientos y caducidades.
- Y, por último, no puedes garantizar la custodia legal de la documentación. Especialmente necesaria en caso de inspección, accidente de trabajo o auditoría.
El trabajo manual es abundante y consume tiempo
- Gestionar los contratistas con hojas de cálculo, hace que los equipos de Prevención de Riesgos Laborales, Administración, Mantenimiento y Compras dediquen mucho tiempo.
- Además, habitualmente hay problemas de control de versiones o una hoja de cálculo desactualizada que no se actualiza periódicamente.
- Cuando solo una persona realiza la gestión de contratistas con Excel, es posible que ni los contratistas, ni sus compañeros entiendan el proceso ni los formatos de manera intuitiva o que tengan acceso a los archivos.
- Pero el mayor reto surge cuando el trabajo de actualizar los Excel se vuelve una tarea ardua, y lleva más tiempo gestionar todos los Excel que establecer medidas preventivas, evaluar riesgos, homologar a proveedores, realizar formaciones en prevención, llevar a cabo inspecciones de campo…
Los datos de los contratistas están aislados y no hay colaboración
En aquellas empresas en las que la gestión de contratistas se realiza con hojas de cálculo, a menudo el equipo de Seguridad de forma independiente, administrando sus propios datos y gestionando todo el flujo de trabajo. Asumiendo toda la responsabilidad y carga de trabajo.
Sin embargo, cuando se automatiza la gestión de contratistas se fomenta la colaboración entre departamentos y con los contratistas.
Las hojas de cálculo imposibilitan escalar la gestión de contratistas
Está bien, los Excel son una buena herramienta para proyectos pequeños. Pero cuando tu organización necesita gestionar un volumen mayor de contratistas, la gestión se vuelve inasumible.
- Los proyectos más grandes (paradas de mantenimiento, contratistas habituales, empresas de transporte y facility management, etc.) significan asumir más contratistas, más equipos de trabajo y trabadores externos a gestionar, asumir más riesgos… y sin poder llevar un control al día.
- A diferencia de un Software para la Gestión de Contratistas, las hojas de cálculo tampoco integran en tiempo real información y datos como permisos de trabajo, contratos y documentación de cumplimiento, por lo que esas piezas son más difíciles de monitorear.
- Por lo que no tienes la certeza de que todos los trabajadores, contratistas y equipos de trabajo que acceden a tus instalaciones cumplen con tus estándares de seguridad, evitando riesgos.
El análisis de riesgos es casi imposible
Cuando necesitas extraer informes, indicadores y realizar análisis detallados con objeto de definir tu planificación de actividades preventivas, o encontrar gaps y potenciales riesgos de tus contratistas, una hoja de cálculo no es suficiente.
- Los Excel no solo son menos fiables cuando se gestionan volúmenes de datos importantes, sino que debes pasar cada vez más tiempo con los datos y los reportes. Porque el Excel no te permite cotejar, analizar e informar de las métricas clave automáticamente.
- A través de las alertas del sistema automatizado, un Software de Gestión de Contratistas como CTAIMACAE puede identificar y prevenir los fallos antes de que sucedan.
¿Por qué es necesario automatizar la gestión de contratistas?
A medida que se eliminan las tareas manuales y se mejora la colaboración, la gestión de contratistas automatizada se convierte en un activo para tu organización.
Generas cultura preventiva, facilitando y agilizando la toma de decisiones para prevenir incidentes y accidentes de tus trabajadores y contratas.