La automatización es cada vez más prioritaria para los profesionales de la Prevención de Riesgos Laborales. Pasar del papel y el bolígrafo, de las hojas de cálculo de Excel y los registros en papel a una solución web de Coordinación de Actividades Empresariales y gestión de contratistas permite a las empresas de todos los tamaños reducir costes.
Adaptarse a una nueva herramienta tecnológica no tiene por qué ser un proceso difícil. Eso sí, debes estar preparado. En este artículo te explicamos paso a paso cómo adoptar con éxito un Software de Coordinación de Actividades Empresariales y gestión de contratistas.
Paso 1: Identifica los puntos débiles de tu proceso preventivo con proveedores y contratistas
Entender cuáles son los retos preventivos a los que os enfrentáis con contratistas, proveedores y clientes es un primer paso clave para adoptar una Plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales y gestión de contratistas.
Por ejemplo, los procesos manuales de gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales tienen cinco desventajas.
El coste elevado de la gestión de documentos de la CAE y PRL
La mayor parte de los costes de la gestión de proveedores está relacionado con el tiempo dedicado a gestionar, revisar, reclamar, informar, aprobar, custodiar y comunicar las incidencias documentales de la documentación PRL que se intercambia con clientes, proveedores y contratistas.
Para calcular el gasto general por documento CAE a gestionar, multiplica el salario medio por hora o el salario del profesional de la PRL que se dedique a ello por la cantidad media de tiempo que un empleado dedica a cada documento de tus contratistas.
Además, no olvides incluir los costes adicionales, como, por ejemplo, el coste de la impresión, la custodia y el envío de los registros para procesarlos. También el coste de responder las consultas y dudas de tus contratistas telefónicamente o por email, el tiempo invertido en perseguir a los contratistas para que te pasen toda la documentación actualizada.
Falta de control sobre la documentación CAE
El procesamiento manual de la gestión documental de la CAE hace que sea especialmente difícil controlar el cumplimiento de los estándares de seguridad que exige tu empresa a los contratistas.
El problema radica en que la documentación CAE debe estar actualizada, vigente, localizable y custodiada; sin incumplimientos, con acceso restringido para cumplir con la normativa en protección de datos… y recibir, revisar, escanear, archivar, reclamar, reemplazar toda la documentación para que esté al día, de forma manual, es misión imposible.
Visibilidad insuficiente
La gestión documental manual de la CAE hace que sea difícil obtener una visión clara del nivel de cumplimiento en Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales en tu centro de trabajo.
Por otra parte, ni los responsables de Seguridad y Salud en el Trabajo, ni los directivos no pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para chequear en tiempo real el nivel de cumplimiento, si existen incidencias y obtener datos sobre el desempeño en seguridad.
Las hojas de cálculo (Excel) todavía dificultan más el seguimiento. El problema radica en que la documentación CAE (recibida por email, mayoritariamente) no se puede integrar en las funciones de Excel y toca reportar y registrar el estado de cumplimiento, entrando manualmente los datos.
Cumplimiento legal y aplicación de la política de seguridad de la empresa
Que tengáis un plan de prevención y un procedimiento de coordinación de actividades empresariales por escrito, no es garantía que los trabajadores propios y subcontratados lo sigan.
Tiempos largos
El procesamiento manual de la documentación de la CAE requiere que el departamento de PRL recopile toda la información en diferentes formatos (papel, email, etc.), la imprima en caso de tenerla en formato digital y haga llegar los documentos en papel a los diferentes responsables de su aprobación (mantenimiento, compras, PRL, administración…) para que ellos o ellas los revisen y los den como válidos.
Los responsables de PRL deben asegurarse de que los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales estén bien documentados, revisar cualquier elemento que no cumple con la normativa en seguridad laboral, devolver los documentos con errores a los contratistas para que los corrijan y los vuelvan a presentar, y volver a enviar la documentación correcta al archivo digital, para que se custodie.
Todo ello sin olvidar, todo el tiempo que invierten los profesionales de la PRL en revisar que toda la documentación esté vigente, que no contenga errores (datos fiscales, fechas, caducidades, certificados oficiales). Una vez toda la documentación CAE está revisada y correcta, se introducen los datos en el archivo digital, según los requisitos legales en Prevención de Riesgos Laborales.
El intercambio de información entre los profesionales del departamento de PRL, mantenimiento, compras, administración y los encargados de la aprobación en un entorno manual a menudo genera retrasos en las operaciones de mantenimiento, reparaciones, contrataciones, pagos de facturas… y sobre todo, incumplimientos legales y posibles accidentes de trabajo.
Los largos tiempos también afectan negativamente en la relación con los proveedores y contratistas.
Paso 2: Define los objetivos de PRL
¿Por qué se digitalizan los departamentos de PRL?
Hay muchas razones por las que los departamentos de PRL se digitalizan:
- El crecimiento de la empresa o el aumento de la subcontratación de los trabajos empujan a la empresa a dotarse de un sistema automatizado para lograr una mayor eficiencia y control.
- Otras empresas se automatizan para resolver sus puntos débiles en cuanto a reducción de riesgos laborales.
- Muchas otras apuestan por la digitalización para garantizar que cumplen con toda la normativa en PRL y CAE.
- Pero simplificar el proceso de gestión documental de la CAE es la razón principal por la que las empresas se decantan por la automatización.
Crea una lista de objetivos estableciendo prioridades en función de las necesidades operativas de todos los departamentos implicados en la Coordinación de Actividades Empresariales en tu empresa.
La opinión de los usuarios del departamento de PRL, mantenimiento, Compras, Administración…, gerentes, administradores y demás te permitirá descubrir cuál es la prioridad en tu empresa.
Paso 3: Selecciona el Software de Coordinación de Actividades Empresariales y gestión de contratistas adecuado
Muchos responsables de PRL admiten que las múltiples soluciones tecnológicas que existen en el mercado hacen que se resistan a la automatización. No saben cuál elegir.
Si bien los directivos de Seguridad y Salud en el Trabajo no necesitan convertirse en expertos en la tecnología que implantan, sí deben asegurarse de que los posibles proveedores cumplen sus objetivos desde un punto de vista de:
- Funcionalidad
- Facilidad de uso
- Flexibilidad
- Fiabilidad
- Escalabilidad
- Interoperabilidad
- Seguridad
- Cumplimiento
- Integraciones
¿Qué aspectos debes tener en cuenta al elegir un Software de Coordinación de Actividades Empresariales y gestión de contratistas?
Estas son las características que debes evaluar teniendo en cuenta las necesidades de tu empresa:
- En primer lugar, hay que tener en cuenta el nivel de integración del Software CAE con otros sistemas y procesos ya vigentes de la empresa.
- También deben buscar funciones móviles, para poder gestionar el Software con un smartphone, por lo que se prescinde de la inserción manual de datos.
- Que incorpore tecnología de reconocimiento óptico de caracteres para analizar automáticamente los datos y aprobar o denegar la documentación CAE (validación automática).
- Que permita acceder en tiempo real de la documentación aprobada, custodiada, denegada y en curso. De este modo las empresas contratistas pueden hacer un mejor seguimiento de la gestión documental e identificar las causas de los obstáculos y los retrasos, así como las irregularidades o errores.
- Incorporar la normativa y los criterios legales de validación en el Software CAE es otra consideración clave. Para evitar confusiones, incumplimientos y desconocimiento de qué se le está solicitando a los proveedores y por qué, han de estar bien definidas (con una breve explicación). CTAIMACAE también identifica automáticamente la documentación preventiva a solicitar, las medidas preventivas a establecer y las inspecciones a realizar en función del riesgo de los trabajos concurrentes.
- Conocer a fondo la empresa de Software CAE: evalúa su trayectoria, su posición financiera y estabilidad. Conoce la evolución reciente del crecimiento de la empresa, comprueba el número de clientes que tiene la empresa en tu sector y la satisfacción de los clientes.
- Valorar si el soporte y asistencia que ofrecen se adapta a tus necesidades. El horario de asistencia, el perfil técnico de los agentes de soporte, saber si el servicio está subcontratado… cuáles son los canales de soporte que ofrecen es clave a la hora de evaluar a un proveedor.
- Conocer la inversión en investigación y desarrollo. Asegúrate de preguntarle al proveedor con qué frecuencia se lanzan mejoras del software y correcciones de errores y cómo se implementan.
- Tener en cuenta la experiencia de los usuarios internos y contratistas. El siguiente paso para tener éxito en la adopción de un Software de Coordinación de Actividades Empresariales es garantizar que la adaptación es rápida y sin fisuras. Por ello, contar con un equipo y recursos expertos que ayude desde la etapa de implementación, formación de usuarios, dudas y aprendizaje es clave.
Paso 4: Haz seguimiento y mide los resultados
El paso final es hacer un seguimiento y medir el rendimiento del Software de coordinación de actividades empresariales de manera continua, así como informar periódicamente a los interesados y a la alta dirección sobre los resultados obtenidos tras la adopción.
- Después de la implementación, hay que hacer un seguimiento del funcionamiento del nuevo proceso, realizar un seguimiento del ahorro obtenido y registrar la reducción en el número de horas que dedican los empleados a la gestión documental de la CAE.
- También es importante recopilar los datos de incidentes y accidentes de trabajo registrados, incidencias y cuasi accidentes, para garantizar que se reducen los riesgos laborales.
Al recopilar e informar sobre estos datos, podrás a demostrar el retorno real de la inversión a medida que aumenta el número de empresas contratistas que coordinas en CTAIMACAE.
Desde CTAIMACAE queremos asegurarnos de que no se te pase por alto ninguna de las razones por las que deberías digitalizar tu CAE:
- Disminuye los accidentes de trabajo y garantiza el cumplimiento legal en tus instalaciones.
- Despídete del trabajo manual y del descontrol. Se acabaron los excels, el intercambio de correos, los escaneos y las carpetas compartidas.
- Organiza toda tu información en un solo lugar, accesible desde cualquier dispositivo móvil.
- Controla los accesos a tus instalaciones en función del cumplimiento.
- Obtén informes personalizados y analiza el grado de cumplimiento en seguridad laboral de tus proveedores y contratistas en tiempo real.
Pero preferimos que veas tú mismo cómo funciona nuestro software solicitando una demostración gratuita.
