Como Técnico de PRL puede que notes que, con la nueva normalidad, cada vez es más difícil gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales sin un Software CAE. No pasa nada. Es muy común, puesto que ahora más que nunca, garantizar que todos tus clientes, proveedores y contratistas cumplen con tus estándares de seguridad es una prioridad.
Es evidente que la tendencia de subcontratación de trabajos cada vez va en aumento. Durante la crisis sanitaria, los equipos de PRL que ya estaban digitalizados pudieron trabajar y comunicarse con sus equipos, proveedores y clientes de forma ágil y centralizada.
Pero hay muchos otros que tuvieron que implementar herramientas a marchas forzadas para conseguir lo mismo. No ha sido una situación buena para la Seguridad y Salud en el Trabajo, pero sí que ha sido muy importante para poner en valor a los profesionales de la Prevención de Riesgos Laborales y su labor preventiva.
¿Qué entendemos por un Software CAE integral?
Un software CAE integral debe cubrir todas las necesidades que tu empresa tiene en el ámbito de la Coordinación de Actividades Empresariales. Desde el intercambio documental de la CAE, pasando por la digitalización de los medios de coordinación (como las reuniones preventivas), hasta la optimización de los procesos de vigilancia, control e inspección de los trabajos en campo. Sin olvidarnos del Soporte, el proceso de adopción (onboarding)… y otros procesos indirectos de PRL que son vitales para la correcta adopción de tu proceso CAE con tus clientes y proveedores.
Además, todos los departamentos que trabajan en contacto con el Departamento de Seguridad, con tus proveedores o clientes: administración, compras, mantenimiento, etc. necesitan reunir en una misma plataforma las interacciones; toda la actividad preventiva.
Desde el Software CAE más básico hasta el más complejo, deben responder a las necesidades preventivas de tu empresa. Por un lado, si trabajas con un Software CAE básico y gratuito, acabarás necesitando funcionalidades que no tiene incluidas. Es más, si para tu empresa el cumplimiento de los estándares de Seguridad es una prioridad, ¿por qué no estás destinando dinero a una herramienta que los gestiona? Y, por otro lado, no es necesario invertir tanto en un Software CAE.
En este sentido, ¿Es importante invertir en tecnología y digitalizar tu proceso de Coordinación de Actividades Empresariales? Sí. Pero no a cualquier precio ni con cualquier Software CAE. Cada empresa es distinta, por tanto, cada empresa necesita un Software CAE Integral que se adapte a su realidad CAE (contratistas, clientes, proveedores, visitas, actividad, centros de trabajo…).
Antes de decidirte por uno u otro es importante hablar con un consultor CAE que te guíe y asesore durante el proceso. Que escuche las necesidades de tu negocio y que pueda solucionarlas.
“Cada organización y cada situación es diferente, por lo que el análisis de riesgos inicial y el diseño de un plan de implementación es primordial si quieres que la digitalización de tu proceso CAE sea un éxito”.
Características básicas de un Software CAE Integral
Antes de decidirte por uno u otro, estas son algunas de las características que debes tener en cuenta:
- Fácil de usar
- Personalizable
- Integral (que te permita cumplir con todas las exigencias legales de la CAE)
- Adopción de usuario fácil
- Rápida implementación
- Soporte
- Integraciones
Un software CAE al servicio de los usuarios (y no al revés)
La tecnología existe para hacernos la vida más fácil. En el caso de un Software CAE pasa lo mismo. Nadie quiere invertir en un software CAE que tiene baja adopción por parte del equipo de PRL y de los usuarios de tus empresas contratistas y es poco intuitivo. De hecho, en muchos casos, aun siendo fácil, muchos Software CAE tienen sus dificultades iniciales. Por ello, es importante que pongas a disposición de todos los usuarios, herramientas como: videotutoriales, webinars de formación, ayuda contextual en pantalla, Cursos Online de Formación, y atención telefónica para ayudarles a adaptarse al Software CAE fácilmente.
Entre los servicios más destacados que tiene que ofrecerte el Software CAE, para garantizar una adopción exitosa están:
- Acceso a formaciones
- Videotutoriales
- Ayuda contextual en pantalla
- Soporte técnico por email
- Soporte técnico por teléfono
- Formaciones online personalizadas
- Webinars de Preguntas y Respuestas
- Especialistas en consultas sobre uso y manejo
- Gestor de cuenta
¿Qué otras características debe cumplir un Software CAE?
Es IMPRESCINDIBLE que puedas trabajar desde cualquier dispositivo, tener movilidad en cualquier parte de tu centro de trabajo. Una solución que permita al Técnico de PRL y al resto de departamentos estar conectados, tener acceso a tiempo real a la información, monitorear el cumplimiento y garantizar el acceso compartido de la información con tus proveedores y clientes.
Además asegúrate que:
- Permite cumplir con todos los deberes de la CAE (no se limita a un gestor documental)
- Está disponible para todos los dispositivos
- Garantiza la movilidad
- Sin versiones del Software de pago, siempre actualizado y cumpliendo los cambios normativos
- Con integraciones nativas: Control de Accesos, ERP, Formación online, etc. muy fáciles de configurar
- Es muy fácil de aprender y usar
- Tiene la analítica más potente
- Cuentas con Soporte gratuito y consultoría excelente
¿El Software CAE que estás valorando cumple con estos requisitos?
CTAIMACAE cumple con estas características y funcionalidades para que puedas conseguir una visión 360° de los procesos y la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales en tiempo real. No es fácil encontrar un Software CAE Integral que mejor se adapte a tus necesidades, por eso es importante valorarlas de la mano de un consultor especializado.
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.
¡Quieres saber más?
