La COVID-19 ha puesto en primera línea a los profesionales de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Tanto nuestras vidas como las políticas preventivas de las organizaciones serán muy distintas cuando se pueda reanudar la actividad con normalidad.
Cada vez son más las empresas que utilizan soluciones de Software CAE para alinear sus procesos preventivos con los de sus proveedores y contratistas. Esto incluye áreas que abarcan desde Prevención de Riesgos Laborales, Mantenimiento, Compras y Calidad hasta Recursos Humanos o Gestión del Cumplimiento Normativo.
Cómo la COVID-19 ha descubierto las vulnerabilidades y riesgos de la cadena de subcontratación
Hay seis formas en las que un Software CAE puede contribuir enormemente a la gestión de los riesgos en una organización tras la crisis Covid-19.
La COVID-19 ha hecho que todas las empresas se hayan visto expuestas a cambios sustanciales en los procesos de seguridad con sus proveedores y contratistas. Esto ha supuesto importantes contratiempos derivados de las restricciones a la movilidad y distanciamiento social, nuevos protocolos de seguridad e higiene en el trabajo que afectan a la actividad diaria y productiva.
El aumento de la subcontratación de trabajos y servicios comporta cada vez más volumen de gestión de la Coordinación de Actividades y una velocidad de cambio cada vez más acelerada. Y esto es solo el principio, la tendencia a la subcontratación continúa al alza.
Entre los retos asociados se incluyen:
- Presión para garantizar el cumplimiento de las políticas de Seguridad y la normativa en PRL, donde mantener los costes al mínimo y reducir los plazos, son factores de competitividad necesarios.
- Cambios repentinos en las subcontrataciones y planificación de los trabajos.
- Aumento de las paradas técnicas y de mantenimiento programadas y no programadas, en las que el volumen de la subcontratación aumenta notablemente.
- Normativas de Seguridad y corporativas cada vez más estrictas, que también deben cumplir las empresas subcontratadas.
- Necesidad de en colaboración con proveedores y clientes, por lo que es importante la comunicación tanto interna como externa, a tiempo real y des de cualquier dispositivo móvil.
- Necesidad de integrar otras plataformas y programas para automatizar flujos de trabajo.
Un Software CAE crea cadenas de subcontratación seguras y flexibles
Contar con una cartera actualizada de proveedores y contratistas que cumplen con tus exigencias y requisitos en Seguridad y Salud en el Trabajo te ayuda a mejorar planificación de los trabajos, y evitar así, problemas de productividad. En este sentido, las empresas deberían plantearse la ampliación y diversificación de su ecosistema de contratistas y proveedores, realizando una homologación previa de estos en un Software CAE.
La necesidad de contar con más proveedores en un escenario de demanda productiva más impredecible ya es una realidad.
Ha llegado el momento de digitalizar los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales y Subcontratación, para aprovechar la visibilidad en tiempo real y la garantía de cumplimiento con los estándares de PRL de tu organización.
Control total de todo el árbol de subcontratación
La COVID ha empujado a todos los departamentos de seguridad a demostrar que la realización de los trabajos en concurrencia es segura y no supone un riesgo de contagio.
Incluso antes de la pandemia, eran ya muchas las empresas con altos estándares en Prevención de Riesgos Laborales que contaban con un Software CAE para garantizar la trazabilidad de la información y datos preventivos, y evitar así riesgos de forma proactiva. Y todo ello, sin depender del papel, los registros en Excel, en carpetas, los correos electrónicos descontrolados en la bandeja de entrada, etc.
La trazabilidad, la custodia de los datos y los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales y PRL es garantía del control de todo el árbol de subcontratación. Permite rastrear y detectar, antes de la realización de los trabajos concurrentes, la falta de cumplimiento normativo y los riesgos. Solo así, evitarás responder solidaria o subsidiariamente por los incumplimientos de tus contratas.
La COVID está acelerando el interés por las tecnologías digitales a medida que se vuelve más difícil llevar a cabo la contratación segura, auditorías y verificaciones tradicionales a los contratistas y proveedores. Porque trazar toda y cada una de las fases de los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales sin ningún tipo de solución digital, es misión imposible. Se necesita de un Software CAE para mantener todo bajo control.
Software CAE y distancia social en el trabajo
La COVID ha hecho que las empresas tengan que reinventar los protocolos de Seguridad e Higiene en el Trabajo. El teletrabajo ha puesto el trabajo remoto en primera línea para los procesos y la planificación empresarial: compañías tradicionalmente desvinculadas de esta modalidad, como por ejemplo las de fabricación, se han visto obligadas a implantarla junto con la correspondiente tecnología colaborativa.
Un Software CAE en la nube robusto, integral y de última generación permite que gran parte de las tareas que antes tenían que hacerse in situ y con registros en papel ahora se lleven a cabo de forma remota. Da acceso a tus contratistas y proveedores a toda la documentación en PRL, te permite enviar y rellenar las plantillas online para recabar toda la información y datos que necesitas, puedes formar e informar a todos los trabajadores y visitas de tus protocolos de Seguridad e Higiene y Emergencias, estén donde estén. Asimismo, permite a los trabajadores concurrentes y a los departamentos de PRL coordinarse con toda la información que necesitan para evitar riesgos laborales en tiempo real.
Y no menos importante. Un Software CAE mejora la comunicación de los distintos departamentos gracias al uso de una única fuente de información fiable, lo cual aumenta la productividad y la colaboración y permite el uso de datos en tiempo real.
Una Coordinación de Actividades Empresariales eficaz impulsa la productividad
Empresas de todo el mundo se han visto forzadas a trabajar en un entorno muy distinto por causa del coronavirus. Aquellos proveedores y contratistas que ya antes podían suponer un riesgo para tu compañía, por no disponer de procedimientos de PRL y CAE eficaces tendrán serios problemas para continuar su actividad.
Nadie duda de que estamos en una era en la que se han elevado los estándares de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las empresas se están centrando en actividades preventivas y apostando por operaciones y contratistas que no supongan en riesgo en sus centros de trabajo, ni para sus negocios.
Los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales eficaces reducen los accidentes de trabajo y minimizan los costes operativos (paros no programados, lesiones, accidentes laborales, bajas, sanciones, investigaciones…). Si quieres optimizar:
- El coste del intercambio y revisión documental de toda la documentación CAE y PRL
- La distribución de tus protocolos Covid-19, de emergencias y medidas preventivas
- La comprobación de la capacitación en PRL que exiges a los trabajadores de tus contratas
- El tiempo invertido que supone comprobar si los trabajadores externos y los equipos de trabajo disponen de los EPI, formación requerida, certificados…
- El tiempo y seguimiento de las Observaciones Preventivas de Seguridad e Inspecciones de Campo
- … O disponer de un ecosistema de proveedores homologado, listo para trabajar, el Software CAE es un buen punto de partida.
La automatización agiliza la realización de trabajos seguros en concurrencia
En la era post-COVID, será fundamental contar con una mayor visibilidad de tu cadena de subcontratación para tomar decisiones preventivas más rápidas basándote en los datos. Gracias a la automatización disponible con un Software CAE integral y flexible, podrás usar informes en tiempo real y paneles de control analíticos para revisar continuamente los datos preventivos de tus contratas, sin tener que dedicar horas y horas a auditar y preparar la información.
La automatización de tus procesos CAE no solo reduce errores, sino que también mejora la eficiencia, productividad y flexibilidad de tus procesos productivos.
- La integración del Software CAE y el control de Accesos es de vital importancia
Muchas empresas no han tenido más remedio que recurrir a invertir en tecnología o externalizar en servicios auxiliares de seguridad para controlar los accesos a sus instalaciones.
La pandemia también ha puesto de manifiesto los beneficios de integrar el Control de Accesos con un Software CAE, para garantizar que todos los que acceden a tus instalaciones cumplen con tus exigencias en PRL y han recibido tus protocolos de Seguridad y Salud en el Trabajo y Covid-19.
En resumidas cuentas, un Software CAE te ayuda a…
- Identificar los riegos laborales concurrentes, antes que se produzcan y reducir el impacto que tiene en tu negocio, adoptando medidas preventivas
- Maximizar la seguridad en tu centro de trabajo, al mismo tiempo que reduces los costes asociados a los incidentes – accidentes de trabajo
- Defender de manera convincente la importancia de mejorar los procesos de PRL y CAE e invertir digitalizarlos
- Comunicarte de forma colaborativa con otros departamentos, con clientes y proveedores para asegurarte de cualquier cambio en su cumplimiento
Ventajas de un software CAE, para todos: empresa titular y empresa contratista
Los usuarios de empresas titulares han reportado:
- 50% de ahorro de tiempo de gestión en la CAE
- 0 accidentes con baja
- 75% de ahorro de costes asociados a la CAE
- Obtención de puntos fuertes en Auditorías Externas.
Pero, además, los usuarios de sus empresas contratistas que coordinan en CTAIMACAE han conseguido un aumento de la visibilidad del estado de los procesos en más del 60% y en un 75% a la hora de recibir notificaciones automáticas de CTAIMACAE.
Todo ello, ha conllevado una reducción de más de un 70% de los errores e incidencias documentales en CAE.
¿Es el momento de digitalizar tu CAE? ¿Te estás planteando un cambio de software CAE?
Tanto la digitalización de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales como la del Departamento de PRL son de vital importancia para construir entornos de trabajo seguros.
Asegurarte de que cuentas con el mejor software CAE no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro.
