La evolución de los software de Coordinación de Actividades Empresariales y el incremento de la subcontratación de actividades ha supuesto el aumento de este tipo de soluciones en el mercado.
A medida que las soluciones son más avanzadas a nivel tecnológico, resulta difícil elegir entre las distintas opciones, ya que deberás diferenciar las que son un mero complemento de las que te servirán realmente para reducir riesgos y aumentar tu productividad. Además de cumplir con toda la normativa de Prevención de Riesgos Laborales que te aplica.
¿Qué es un software de Coordinación de Actividades Empresariales?
Un Software de Coordinación de Actividades Empresariales es una solución informática que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en el proceso de subcontratación y Coordinación de Actividades Empresariales, entre las empresas titulares y sus proveedores y/o contratistas.
El objetivo de los softwares de Coordinación de Actividades Empresariales es integrar los departamentos en la política preventiva y de seguridad, con el objetivo de:
- Reducir los riesgos laborales,
- Garantizar el cumplimiento de la normativa en Prevención de Riesgos Laborales y,
- Aumentar la cooperación o colaboración entre empresas titulares y contratistas.
¿Cómo afrontar los retos de la Coordinación de Actividades Empresariales con un software?
Y cuando tus trabajadores comparten espacio con otros profesionales o empresas es necesario tomar medidas extra en cuanto a prevención de riesgos laborales. Es aquí donde entra en juego la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).
Donde antes teníamos procesos manuales de registro, intercambio de información y vigilancia de los trabajos para cada departamento de la empresa: Seguridad, Administración, Compras, Mantenimiento…, ahora, podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia, cumpliendo con la normativa de PRL.
¿Por qué invertir en un Software de Coordinación de Actividades Empresariales?
Tanto las empresas titulares como las contratistas estáis obligadas a aportar información sobre los riesgos que puede generar vuestra actividad y las posibles interacciones con el resto de los trabajadores concurrentes. No sólo al inicio de la actividad, sino también durante la misma y si hubiese cambios.
Informar a todos los clientes y/o proveedores con los que trabajas, hacerles llegar tus evaluaciones de riesgos, planes de seguridad, certificados de formación de tus trabajadores,… y distribuir entre tus trabajadores los procedimientos de Seguridad, protocolos Covid-19, etc. de manera manual es complicado y, poco fiable.
Pero la Coordinación de Actividades Empresariales también conlleva otros retos complejos. El aumento de la subcontratación de trabajos y servicios comporta cada vez más volumen de gestión de la Coordinación de Actividades y una velocidad de cambio cada vez más acelerada. Y esto es solo el principio, la tendencia a la subcontratación continúa al alza.
Entre los retos asociados se incluyen:
- Presión para garantizar el cumplimiento de las políticas de Seguridad y la normativa en PRL, donde mantener los costes al mínimo y reducir los plazos son factores de competitividad necesarios.
- Cambios repentinos en las subcontrataciones y planificación de los trabajos.
- Aumento de las paradas técnicas y de mantenimiento programadas y no programadas, en las que el volumen de la subcontratación aumenta notablemente.
- Normativas de Seguridad y corporativas cada vez más estrictas, que también deben cumplir las empresas subcontratadas.
- Necesidad de en colaboración con proveedores y clientes, por lo que es importante la comunicación tanto interna como externa, a tiempo real y des de cualquier dispositivo móvil.
- Necesidad de integrar otras plataformas y programas para automatizar flujos de trabajo.
¿Estás creciendo más de lo que tu actual software de Coordinación de Actividades Empresariales puede gestionar?
Los softwares de CAE más avanzados y sólidos combinan distintos módulos para dar respuesta a todos estos retos:
- Gestor Documental,
- Control de Accesos,
- Módulo de Formación,
- Homologación de Proveedores,
- Inspecciones e Incidencias, etc.
- Indicadores y reportes de accidentabilidad
- Integraciones con ERP
- Integraciones con Control de Accesos
- APP
Y los integran para reforzar todas las funciones de Seguridad, no sólo las relacionadas con la Prevención de Riesgos Laborales.
Si tienes que gestionar eficazmente la Coordinación de Actividades Empresariales, sabrás que no necesitas un sistema de gestión documental. Necesitas una solución que cubra todo tu procedimiento de CAE y que se adapte a él. Para que puedas optimizarlo y mejorar tu productividad y cumplimiento.
Ventajas de un software de Coordinación de Actividades Empresariales para todos: empresa titular y empresa contratista
Los usuarios de empresas titulares han reportado:
- 50% de ahorro de tiempo de gestión en la CAE
- 0 accidentes con baja
- 75% de ahorro de costes asociados a la CAE
- Obtención de puntos fuertes en Auditorías Externas.
Pero, además, los usuarios de sus empresas contratistas que coordinan en CTAIMACAE han conseguido un aumento de la visibilidad del estado de los procesos en más del 60% y en un 75% a la hora de recibir notificaciones automáticas de CTAIMACAE.
Todo ello, ha conllevado una reducción de más de un 70% de los errores e incidencias documentales en CAE.
¿Es el momento de digitalizar tu Coordinación de Actividades Empresariales? ¿Te estás planteando un cambio de software CAE?
Tanto la digitalización de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales como la del Departamento de PRL son de vital importancia para construir entornos de trabajo seguros.
Asegurarte de que cuentas con el mejor software CAE no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro.
