Si te propones saberlo, descubrirás que tu equipo dedica más de dos días por semana a tareas administrativas repetitivas para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales; tiempo que aumenta al inicio de mes, momento en el que caducan la mayor parte de documentos de tipo administrativo.
¿En qué se traduce esto?
En un número importante de acciones preventivas en campo que se dejan de hacer cada semana: inspecciones, observaciones preventivas de seguridad, reuniones de coordinación de actividades empresariales, tareas de sensibilización, formación en prevención de riesgos laborales, etc.
Unas horas que ni tú ni tu equipo podéis invertir en mejorar el Plan de Seguridad y minimizar el riesgo de accidentes de trabajo.
Una tarea, la de la gestión documental, que has de llevar al día y que no puedes prescindir de ella consciente del impacto de no tener la documentación al día ante una inspección o en el peor de los escenarios, el accidente.
¿Qué tareas administrativas de Seguridad puedes automatizar? ¿Con qué tecnología?
Piensa: ¿cuántas tareas administrativas manuales y repetitivas se cuelan en tu jornada laboral?
- Revisión de los registros de PRL: entrega de EPIs, certificados de los equipos, etc.
- Validación de la documentación que solicitas a tus contratas: TC1, RNT, etc.
- Subida de documentación de Seguridad que te solicitan tus clientes
- Intercambio de email con tus proveedores y clientes.
- Recopilación, revisión y custodia de todos los certificados de formación de tus trabajadores propios y de los externos.
- Registro manual de los accesos y de visitas a tus instalaciones.
- Intercambio evaluaciones de riesgos, planes de emergencia…
- Y muchas más…
Todas estas tareas administrativas pueden suponer una pérdida importante de tiempo y esfuerzo.
Frente a esto, cada vez más los Técnicos de Prevención de Riesgos Laborales os habéis dado cuenta de que la automatización es la forma de adquirir una ventaja competitiva de cara al futuro.
Pero, aún son muchas las empresas que no estáis usando herramientas digitales para gestionar la Coordinación de actividades Empresariales.
¿Qué tareas administrativas de PRL puedes automatizar ya mismo?
Hay tareas administrativas que tu equipo de Seguridad puede automatizar ahora mismo y para las que basta emplear el Software de Coordinación de Actividades Empresariales adecuado.
Intercambio y custodia de Documentos CAE y PRL con contratas y clientes.
Si compartes espacio de trabajo con otros, necesitas realizar la Coordinación de Actividades Empresariales con tus proveedores y clientes, con quienes intercambiarás:
- Documentos sobre los riesgos concurrentes.
- Documentos sobre las medidas preventivas y el Plan de Emergencia.
- Protocolos COVID-19
- Documentación sobre la entrega y registro de EPIs.
- Documentación sobre la formación de los trabajadores.
- Documentación sobre los equipos de trabajo y máquinas.
- Documentación de los trabajadores: Aptos médicos, DNI.
- Documentos de Empresa (Fiscales, laborales y corporativos).
- Certificados de Sistemas de Gestión
- Etc.
Esto puede resultar un proceso complejo, sobre todo cuando hay varios equipos implicados: mantenimiento, compras, seguridad… y más de un proveedor y/o cliente. ¿Te suena?
En un abrir y cerrar de ojos, el equipo de PRL estará duplicando esfuerzos al anotar datos de forma manual para introducirlos también manualmente en la estructura de carpetas del servidor, se olvidará de algunos documentos adjuntos en la bandeja de entrada del correo electrónico…, algo que dificulta a los técnicos que PRL que hagan su trabajo de campo.
Con CTAIMACAE, no solo podrás enviar y recibir toda la documentación CAE a tus clientes y proveedores, sino que también podrás hacer un seguimiento para ver cuáles se han aprobado, rechazado o caducado.
Colaboración con tus proveedores y clientes
La introducción de datos y documentación de tus contratas puede llevar tiempo, pero el uso de un software CAE puede ser de gran ayuda, ya que permite subir los datos automáticamente y de una sola vez. Está demostrado que es tan eficaz que puede reducir a un par de horas tareas administrativas de tus contratas que antes necesitaban días.
Además, pueden hacerlo desde cualquier dispositivo móvil.
Control de Accesos
Una vez intercambiada y validada toda la información, toca entrar a realizar los trabajos. De la autorización de acceso o veto a tus instalaciones de los trabajadores externos, se encarga el software que conecta el estado de su documentación (actualizada y correcta) con el Control de Accesos.
Creación automática de contratos
Tienes la posibilidad de integrar tus programas (por ejemplo, un ERP) con CTAIMACAE. Esto no solo beneficia al equipo de PRL, sino también a toda la empresa (mantenimiento, compras, administración): mediante la automatización no tienen que crear los contratos ni preocuparse de hacer un seguimiento de estos.
Control y seguimiento
Un buen software CAE puede ayudarte enviando recordatorios automatizados a los clientes y proveedores ya sea un poco antes del vencimiento o después de las fechas de caducidad de los documentos, para que puedan actualizarlos y podáis revisarlos con tiempo.
Esto reduce considerablemente el trabajo del equipo de PRL y el estrés de garantizar que todos los trabajadores que acceden a las instalaciones conocen las medidas preventivas y de emergencia, y que se identificado correctamente los riesgos. Para así, evitar accidentes.
Así pues, ¿por qué no automatizar tu gestión de Coordinación de Actividades Empresariales?
Desde CTAIMACAE queremos automatizar y agilizar tus procesos al máximo, nuestros clientes han conseguido reducir en un 50% el tiempo de gestión dedicado a la CAE.
Pero prefiero que veas tú mismo cómo funciona nuestro software solicitando la demostración gratuita en el siguiente enlace.
