Un sistema integrado de gestión es el que unifica diversos sistemas de gestión con el objeto de reducir costes, optimizar la gestión y con ello maximizar los resultados.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema integrado de gestión?
Integrar un sistema de gestión con éxito tiene el objetivo de optimizar y reducir recursos y tiempo empleado a la gestión del sistema. Otras ventajas son: lograr concienciación de las partes interesadas, mejorar imagen y reputación
Los sistemas integrados de gestión son grandes aliados de organizaciones que quieren mejorar el desempeño en las áreas de medioambiente, calidad, y seguridad y salud en el trabajo. Siendo por tanto común la integración de los sistemas de gestión ISO:
ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad
ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Medioambiente
ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Ello es posible ya que, aunque abordan áreas a priori distintas, tienen partes complementarias al compartir la estructura de alto nivel (HLS). Elementos como contexto, liderazgo, planificación y control operacional, evaluación del desempeño y mejora son comunes.
Cómo instalar un sistema integrado de gestión
Las claves para una correcta integración
- Definición de objetivo. Si tu organización tiene varios sistemas de gestión has de decidir qué sistemas quieres integrar y analizar el estado actual de estos sistemas y metodologías de trabajo implantadas. Debe ser un trabajo conjunto de las áreas de procesos y las personas responsables de estos sistemas de gestión
- Constitución del equipo de trabajo y designación de persona coordinadora. Una vez sepáis los sistemas a integrar es importante elegir la persona que va a ser la responsable del proyecto de integración. Será muy probable quien coordine el futuro sistema de gestión integrado. La persona designada debería estar acompañada por un comité o grupo de trabajo compuesto por los responsables de procesos, departamentos de la organización, así como sistemas a integrar. Todas las personas constituyentes deberán tener claro cuales han de ser sus funciones, debiendo prever alguna sesión formativa o informativa.
- Planificación. Se ha de definir un cronograma con acciones-plazos-responsables además de ir determinando la documentación que se va a generar. En esta planificación habrá que marcar puntos de seguimiento y ser conscientes a la hora de determinar acuerdos de cumplimiento, que aquellas partes más costosas de integrar, que requerirán más tiempo de análisis y trabajo conjunto son las relacionadas con el control operacional.
- Seguimiento y mejora continua. El proceso de integración e implantación de cambios deberá realizarse aplicando el ciclo de mejora continua
Cómo instalar un sistema integrado de gestión
¿Qué elementos de un sistema de gestión son integrables?
- El contexto de la organización
- Utilización de la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas en la organización
- Uso de una única metodología para conocer necesidades y expectativas de partes interesadas
- Definición unitaria del alcance del sistema de gestión. Se documenta en el manual integrado del sistema de gestión
- Liderazgo
- La alta dirección asume el compromiso y liderazgo respecto a los sistemas integrados
- Política integrada. La cual deberá contener como mínimo los compromisos específicos citados en las normas a integrar
- Definición y comunicación de roles, responsabilidades y autoridades necesarias para el buen funcionamiento del sistema de gestión implantado
- Planificación
- Análisis conjunto de riesgos y oportunidades. Aplicando la misma sistemática se han de determinar riesgos y oportunidades, tener en cuenta el impacto en el conjunto de la organización y definir acciones y prioridades para abordarlos
- Establecimiento de objetivos (medibles, cuantificables y alcanzables) y planificación de acciones para su consecución.
- Control operacional
La integración del control operacional debe abordarse incorporando requisitos en la fase de diseño y concepción de éstos. Un ejemplo muy clarificador es la determinación de requisitos medioambientales y de seguridad en la homologación de los proveedores por parte de compras, y el seguimiento de éstos. En procesos productivos, un ejemplo es, integrar parámetros de sostenibilidad y no solo de calidad en el resultado del producto final.
- Evaluación del desempeño
- Seguimiento, medición, análisis y evaluación de indicadores mediante el establecimiento de reuniones conjuntas
- Realización de auditorías internas
- Revisión por la dirección, con una periodicidad definida y donde se incorporen los requisitos de las normas de referencia utilizados.
- Mejora continua y acciones correctivas
El procedimiento para la detección de no conformidades y definición de acciones correctivas ha de estar unificado.
¿Qué dificultades nos podemos encontrar en el proceso de integración de sistemas?
- Necesidad de recursos. Es posible que veamos que no llegamos a tiempo con los plazos cumplidos por la carga de tarea de trabajo de los miembros asignados o que tengamos dificultades muy específicas y necesitemos la actuación de una consultoría externa. Todo ello va a requerir más recursos que los planificados al inicio, tendremos que saber argumentar
- Mayor coste de la implantación de lo inicialmente planificado.
- Dificuldades para integrar metodologias e indicadores de processos
- Necessidades formativas del personal
- Gestión del cambio en procesos o resistencia al cambio por parte de empleados y empleadas
- Dificultades para llegar a consenso y en la toma de decisiones.
- Duplicidades documentales
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