En un escenario actual tan cambiante como el que estamos viviendo, la planificación de contingencia se ha convertido en una herramienta de supervivencia para muchos negocios. ¿Cómo preparar un plan eficiente y exitoso? En este artículo te mostraremos cinco pasos sencillos para que puedas empezar a trabajar en tu plan de contingencia para tu empresa.
¿Qué es un plan de contingencia?
Los planes de contingencia son conjuntos de medidas que se ponen en marcha ante una interrupción de la actividad empresarial debido a un desastre natural, un ataque terrorista, un incendio o cualquier otro suceso imprevisto.
El objetivo de los planes de contingencia es minimizar el impacto del suceso y asegurar que la empresa pueda reanudar su actividad lo antes posible.
Para elaborar un plan de contingencia eficaz, es necesario tener en cuenta todos los aspectos de la empresa y cubrir todas las eventualidades posibles.
El Plan de contingencia en ISO 9001
Cuando se trata de crear un plan para lidiar con riesgos, es importante tener en cuenta la norma ISO 9001:2015 para los requisitos relacionados con la gestión de riesgos.
Hay riesgos que deben ser evaluados y gestionados para lograr los requisitos de la norma ISO 9001:2015. Para ello, es necesario tener un plan de contingencia que identifique el nivel de riesgo existente en cada actividad y estrategia a seguir para disminuirlo o eliminarlo.
Por ejemplo, los riesgos inadmisibles son aquellos que necesitan un tratamiento urgente, lo suficientemente rápido como para limitar al máximo sus consecuencias; mientras que los no deseables deben ser reducidos antes del plazo de 90 días. Otros tipos de riesgos con menor severidad pueden plantearse soluciones a medio o largo plazo sin descuidar los controles temporales necesarios.
¿Por qué necesitas un plan de contingencia para tu empresa?
Una contingencia es un evento imprevisto que puede interrumpir el funcionamiento normal de tu negocio. Pueden ser desastres naturales, como un terremoto o un huracán, o eventos causados por el hombre, como una inundación o un incendio. Sin importar la causa, si no estás preparado para afrontar una contingencia, tu negocio puede sufrir graves daños.
Un plan de contingencia te ayudará a minimizar los efectos adversos de una interrupción en el funcionamiento normal de tu negocio. Al elaborar un plan de contingencia empresarial, debes considerar todos los aspectos de tu negocio y sistemas de calidad, satisfacción del cliente, atención al cliente que se verían afectados por una emergencia y determinar cómo minimizar las consecuencias para cada uno.
Por ejemplo, si tu tienda depende de la electricidad para mantener en funcionamiento sus sistemas informáticos y registrar las ventas, debes tener un plan de continuidad para hacer frente a un apagón prolongado o cualquier impacto negativo.
Por ello, es clave en los sistemas de gestión de Calidad ISO 9001 y otros estándares como ISO 14001, ISO 27001 o ISO 45001 garantizar el cumplimiento de los requisitos.
Pasos previos al Plan de contingencia
Antes de crear el documento Plan de contingencia, las organizaciones deben tomar en cuenta los pasos previos para gestionar los riesgos. El primero es determinar cómo se hará el análisis y definir los parámetros y riesgos que serán usados para ello. Seguido por esto, se dará la evaluación de riesgos para obtener una valoración numérica y así tener una idea clara de los diferentes peligros que rodean el procedimiento.
Los 5 pasos para preparar un plan de contingencia
- Identifica las amenazas: Para poder prepararte para una contingencia, primero debes identificar las amenazas que existen. ¿Qué podría salir mal? ¿Qué podría interrumpir el funcionamiento de tu negocio? Toma en cuenta todas las posibilidades, desde un corte de energía hasta un terremoto.
Haz un análisis de riesgos: Una vez que hayas identificado las amenazas, es hora de hacer un análisis de riesgo para determinar la probabilidad de que ocurran y su impacto en tu negocio. Esto te ayudará a priorizar qué contingencias debes planificar y cuáles son menos importantes.
Para documentar los riesgos asociados en un proceso, se recomienda identificar las probabilidades y las consecuencias utilizando el modelo R = Probabilidad x Consecuencia.
- Elabora un plan: Ahora es el momento de ponerse manos a la obra y elaborar un plan detallado para cada contingencia identificada. Debes tener en cuenta todos los aspectos necesarios para afrontar la situación, desde el suministro de insumos hasta el personal clave.
- Implementa el plan
- Realiza el seguimiento y las acciones de mejora continua: establece los indicadores, período y responsable para realizar el seguimiento. Cuando se identifiquen ineficiencias se deberá establecer medidas correctivas y evidencias de los procesos de mitigación establecidos.
Ejemplo de un plan de contingencia
El objetivo de un plan de contingencia es establecer una serie de acciones que se llevarán a cabo en caso de un evento inesperado para gestionar los riesgos clave y garantizar la continuidad del negocio.
Los planes de contingencia son especialmente útiles cuando se trata de empresas, ya que pueden ayudar a minimizar el impacto de un desastre, maximizar la gestión de la calidad (sobre todo si la empresa está certificada en ISO 9001).
Identificación y evaluación de los riesgos
El riesgo se determina como la probabilidad multiplicada por la consecuencia que tiene.
Algunos riesgos podrían ser inadmisibles, lo cual requiere una acción inmediata que no permita ninguna limitación en su abordaje; otros podrían ser indeseables y requieren controles temporales; algunos pueden ser aceptables con controles, mientras que otros pueden ser moderadamente aceptables. En cada caso es necesario actuar para reducir el riesgo y aplicar soluciones correctivas dentro del período estipulado para tal fin.
Clasificación de los riesgos
La gestión de riesgos implica un proceso de clasificación, donde los niveles van desde bajo hasta alto. De tal manera que los riesgos bajos (tipo D) se ubican entre 1 y 3 en la escala, los riesgos medios (tipo C) estarían entre 4 y 8, los de alto (tipo B) tendrían valores entre 9 y 14, mientras que los riesgos muy altos (tipo A) tendrían valores entre 15 y 25.
Esta clasificación es necesaria para poder establecer una tabla de relación entre probabilidad y consecuencias. Una vez, se ha evaluado el grado de riesgo y marcado una puntuación para así clasificarlo, debemos crear una solución con acción preventiva para cada riesgo que obtengamos.
Gestión de los riesgos
Esto podría implicar añadir más campos en los que determinemos el tiempo que necesitamos para reducirlo o implementar alguna estrategia específica. Finalmente, controlaremos que todas las medidas preventivas y correctivas se cumplan correctamente.
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Cuando se contratan empresas y trabajadores externos para realizar algún servicio o obra en tu empresa que no tengas cubierto con el personal propio, es obligatorio que estas partes se coordinen para optimizar la seguridad de los trabajadores.
Para ello, deben evaluar los posibles riesgos y planificar las medidas preventivas necesarias. De esta manera podrás minimizar los problemas relacionados con la seguridad, las sanciones y responsabilidades en caso de incidente o accidente laboral.
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