¿Sabes qué documentación de Coordinación de Actividades Empresariales solicitar a las empresas contratistas y trabajadores externos que desarrollarán su actividad en tus instalaciones? La normativa de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligatoriedad de coordinar los trabajos, cooperar y vigilar las actividades concurrentes.
Por eso, las empresas contratistas, los trabajadores externos y los equipos de trabajo que operen en tu centro de trabajo deberán intercambiar varios certificados, evaluaciones de riesgos, documentos e información, antes de realizar los trabajos concurrentes.
La cantidad de información que la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales genera en el día a día de las empresas, es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se definen correctamente: qué documentación intercambiar y qué parámetros permiten revisar si está correcta o no.
En este artículo, Sandra García – responsable del Servicio de Gestión Documental CAE de CTAIMA, aporta luz a una de las cuestiones más planteadas por los prevencionistas que tienen que realizar la CAE con contratistas: ¿qué documentación solicitar?, ¿por qué debes revisar esta documentación?
Documentación que solicitar en Coordinación de Actividades Empresariales
El artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales exige a las empresas elaborar, conservar y poner a disposición de la autoridad laboral distinta documentación preventiva. En este sentido, toda la documentación intercambiada para cumplir con el Real Decreto 171/2004 de Coordinación de Actividades Empresariales forma parte de esta documentación.
De forma genérica, a continuación, detallamos qué documentación solicitar para cumplir con la normativa en Prevención de Riesgos Laborales y CAE.
Documentación relativa a la empresa
- Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
- Contratos laborales.
- Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
- Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
- Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas.
- Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas.
- Plan de prevención.
- Código de identificación fiscal.
- Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
- Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
- Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
- Póliza de seguro de accidentes (según convenio).
- Contrato sobre protección de datos personal (Cumplimiento de la LOPDGDD).
- Documentación EGCSS (entidad gestora y colaboradora de la Seguridad Social) empresa, proveedores, contratistas y visitas.
- RLC, RNT, Certificado Seguridad Social, boletín de Autónomo
- Póliza de Responsabilidad Civil
- Etc.
Además, de los citados anteriormente para el sector de la construcción y metal la documentación a solicitar se tiene que ampliar con:
- Acta de adhesión al plan de seguridad y salud. (Obras de construcción)
- Registro de empresas acreditadas (REA). (Obras de construcción)
- Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de formación (en PRL específica según convenio) de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas
- Plan de seguridad y Salud (Obras de construcción)
- Apertura de centro de trabajo (Obras de construcción)
- Libro de Subcontratación (Obras de construcción).
- Etc.
Documentación de Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial:
- Instrucciones y normas de prevención de riesgos laborales.
- Estudio de seguridad y salud (obras de construcción).
- Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
- Plan de seguridad y salud (obras de construcción).
- Plan de emergencia o autoprotección.
- Nombramiento del coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto o ejecución.
- Libro de subcontratación. (obras de construcción).
- Libro de incidencias. (obras de construcción).
- Informes de notificación e investigación de incidentes.
- Ficheros con datos para elaborar indicadores e informes de prevención de riesgos laborales.
- Informes de controles periódicos, visitas o inspecciones de seguridad y observaciones planeadas.
- Modalidad preventiva aplicada en la empresa, indicando las especialidades. contratadas y justificante de pago.
- Apertura de centro de trabajo. (Obras de construcción)
- Documentación técnica, inspecciones técnicas reglamentarias, mantenimiento, proyectos y legalizaciones asociadas a equipos de trabajo, instalaciones y edificaciones.
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y
- Evaluación de Riesgos y Medidas Preventivas.
- Modalidad Preventiva.
- Documento de Asociación a la Mutua.
- Certificados de empresa instaladora/mantenedora.
- Etc.
Documentación a solicitar a los trabajadores externos que accederán a tu centro de trabajo
- Apto médico.
- Entrega de equipos de protección individual (EPI).
- Formación en PRL.
- Formación específica en PRL dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
- Entrega de información de riesgos de la tarea a realizar y medidas preventivas.
- Contrato laboral.
- NIF.
- Reconocimiento de alta en la Seguridad Social (para nuevas incorporaciones).
- Informe de trabajadores en alta (ITA).
- Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
- Carné de conducir o si aplica cualquier carné o formación teórico-práctica específica que lo habilita para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
- Autorización para uso de maquinarias.
- Certificado de abono de haberes.
- Registros de información de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de formación de trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de entrega de EPI a trabajadores de proveedores, contratistas
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Designación de recurso preventivo o coordinador de actividades preventivas.
- Actas de reuniones de coordinación de actividades empresariales (CAE).
- Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
- Datos biométricos de los trabajadores para el control de jornada laboral.
- Modelo TA2: Solicitud de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada.
- Formación en el puesto de trabajo, relativa a los riesgos del puesto.
- Información del puesto de trabajo a ejecutar, de las medidas de emergencia, etc.
- Designación de Recurso Preventivo.
- Carné/certificado profesional, formaciones específicas por sector profesional (CAP, ADR, frigorista, gruista, etc.)
- Formaciones PRL específicas por convenio
- Etc.
En el caso del sector de construcción es habitual requerir, en cuanto a la formación en PRL:
- Formación inicial o segundo ciclo.
- Curso nivel básico de prevención en la construcción.
- Designación recurso preventivo.
- Etc.
Documentación que solicitar a los equipos de trabajo (máquinas) que accederán a tu centro de trabajo
- Permisos de circulación.
- Ficha técnica.
- Inspección técnica del vehículo (ITV).
- Seguro obligatorio y justificante de pago.
- Revisiones de mantenimiento.
- Marcado CE o certificado de adecuación para equipos de trabajo.
- Manual de uso de la máquina en castellano.
- Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas.
- Certificado vehículo para transporte de mercancías peligrosas
- Etc.
Otros documentos de Seguridad que debes solicitar
- Productos químicos: fichas de seguridad de los productos químicos.
- Herramientas manuales: manual de usuario para su correcta utilización en determinadas herramientas.
- Andamios: manual de usuario, certificado de montaje y revisiones periódicas.
- Etc.
¿Por qué es importante revisar la documentación que intercambias con tus contratistas?
Evitar Incumplimientos legales en PRL
Si los documentos de Coordinación de Actividades Empresariales que se intercambian no se comprueban, existe la posibilidad de que no se hayan entendido y rellenado correctamente, o que tengan errores (certificados caducados, que no cumplen con los requisitos legales, etc.). En ese caso, en caso de accidente de trabajo o inspección de trabajo incumplirías la normativa en Prevención de Riesgos Laborales y CAE.
Asumiendo así, riesgos y posibles sanciones y responsabilidades legales.
Minimizar los riesgos laborales
En el intercambio documental de la CAE, tiene un rol clave la transmisión de información clara sobre los procedimientos de trabajo y seguridad que se aplican en los centros de trabajo, cuando interfieren dos o más empresas. También para conocer las medidas preventivas establecidas y los planes de emergencia.
Es importante que los contratistas conozcan los protocolos de seguridad laboral y los cumplan para garantizar que desarrollan sus trabajos de forma segura y minimizando los riesgos laborales. Si no se divulga la información preventiva y de emergencia, y no se refuerza el cumplimiento de esta, se pueden dar situaciones de riesgo. Por ello, los documentos de información preventiva, los procedimientos de trabajo, las medidas preventivas y los planes de emergencia deben registrar el acuse de lectura de todos los contratistas.
Colaborar y mantenerse informado
No hay que olvidar la actualización de los documentos preventivos y de Coordinación de Actividades Empresariales cambia a medida que los trabajos se ejecutan. Es importante mantener a los contratistas informados, en tiempo real, sobre la evolución de sus obligaciones y la necesidad actualizar los documentos (como la evaluación de riesgos, los certificados formativos y preventivos de los trabajadores externos) durante toda la duración del trabajo.
Es la mejor manera de garantizar que se cumplen los requisitos legales y que la formación requerida a los trabajadores contratistas son siempre los adecuados para sus tareas.
Por este motivo, es importante registrar y comprobar regularmente la documentación que solicitas a tus contratistas.
Cómo dedicar menos tiempo a la Documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales y PRL
¿Quieres digitalizar todo tu departamento de Prevención de Riesgos Laborales empezando por la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.
¿Quieres saber más?
Solicita una demo y te mostraremos cómo hacer una gestión documental CAE completamente digital y automatizada.
