Cuando llegan los últimos meses del año son muchas las empresas que se plantean cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales. Muchas no están satisfechas con el servicio o, simplemente, buscan una solución más completa o adaptada a sus necesidades. Otras trabajan con software obsoleto o no quieren aceptar condiciones abusivas por parte de su proveedor.
Si has llegado a este artículo, probablemente te esté rondando por la cabeza la idea de cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales. O quizás ya has tomado una decisión en firme, pero quieres asegurarte de que sigues los pasos correctos.
Cambiar de software de Coordinación de Actividades Empresariales no tiene por qué ser complicado o tedioso. Si tanto tú como tu equipo os implicáis y ponéis todo de vuestra parte, la implantación exitosa está garantizada.
Pero ¿cómo empiezas a elegir entre todas las Plataformas de Coordinación de Actividades Empresariales que hay en el mercado? ¿Y cómo te aseguras de que la migración se realiza sin problemas?
¿Cuáles son las razones más habituales para cambiar de software de Coordinación de Actividades Empresariales?
En CTAIMA tratamos a diario con usuarios de otros programas de Coordinación de Actividades Empresariales que están descontentos y nos solicitan información sobre nuestro software CTAIMACAE.
Existen muchas razones que justifican ese cambio, pero nosotros hemos detectado que las más habituales son las siguientes:
Están descontentos con el servicio o condiciones que le ofrece su proveedor actual.
A veces es por una mala atención al cliente o dejadez en la resolución de problemas. Otras veces sienten que las condiciones son abusivas y tienen que desembolsar una cantidad de dinero importante cada vez que hay una nueva actualización del software. O aparecen costes ocultos que no tenían previstos.
Trabajan con un software obsoleto y/o ya no tienen mantenimiento del mismo.
El software no se adapta a nuevas normativas, no simplifica ni integra procesos o no ahorra tiempo en el día a día.
Otras veces trabajan con distintos sistemas que no están integrados entre sí.
Un software para las compras, otro para el control de accesos, un ERP… Esto eleva los costes e impide extraer información de interés y automatizar flujos de trabajo que se podría obtener integrando datos.
Los softwares son poco intuitivos.
Y, cada vez que se incorpora alguien a la plantilla, el proceso de aprendizaje es largo y costoso.
Su software de Coordinación de Actividades Empresariales actual no les ofrece flexibilidad, accesibilidad ni la máxima seguridad informática.
¿Cómo cambiar de software de Coordinación de Actividades Empresariales?
Pongamos que ya has tomado una decisión en firme y quieres cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales sí o sí.
Hay varios aspectos que deberás tener en cuenta para que esa transición sea lo más sencilla posible y no se alargue más de lo debido. Tu implicación y la de tu equipo es clave y deberás trabajar mano a mano con tu nuevo proveedor para que la implantación tenga éxito.
Vamos a ver, paso a paso, qué puedes hacer para facilitar al máximo el proceso.
Escoge el proveedor y software adecuado
Este es el primer paso y, probablemente el más importante. Quieres que el cambio sea para bien y, para ello, necesitas asegurarte de que tu nuevo Software de Coordinación de Actividades Empresariales sea adecuado para las necesidades del departamento de Prevención de Riesgos Laborales y de tus contratistas.
Pero no solo el software debe ser adecuado, también tienes que asegurarte de que tu nuevo proveedor es de confianza. Tan importante es que el software sea funcional como que tu proveedor esté disponible para atender tus dudas e incidencias y, sin costes ocultos.
En nuestra experiencia, una de las quejas más habituales de clientes que vienen de otro software es que su anterior proveedor ya no ofrece un buen soporte post implantación, o que éste es deficiente y con coste. También es habitual que se hayan hartado de condiciones abusivas, como el desembolso de miles de euros cada vez que hay una actualización. Por eso, si vas a cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales, asegúrate de que tomas una decisión meditada y bien informada.
Migra tu base de datos y solicita la personalización de tus formatos
Una vez ya has dado con tu software de Coordinación de Actividades Empresariales y tu proveedor ideal, empieza la implantación en sí. Necesitas preparar tu nuevo software para empezar a trabajar.
No todos los proveedores trabajan igual. En CTAIMA, te ofrecemos la importación de tu base de datos y la personalización de tus formatos de documentos e información de forma gratuita.
Para ello necesitarás, para empezar, exportar de tu antiguo software CAE tu base de datos. Algunos softwares disponen de herramientas que te permiten realizar esa exportación de forma automática, pero si no es tu caso, deberás contactar, o bien con tu antiguo proveedor para solicitarle tu base de datos, o bien a tu nuevo proveedor, para que ver si puede echarte una mano.
Recuerda que tu base de datos es tuya y no pueden negártela.
Invierte tiempo en la formación
Es necesario que dediquéis el tiempo y esfuerzo necesarios para aprender el funcionamiento del nuevo sistema. Este es uno de los puntos más críticos que garantizará el éxito del cambio de Software de Coordinación de Actividades empresariales.
Por ello, debes asegurarte de que tu nuevo proveedor te ofrece a ti y a tus contratistas los recursos necesarios para aprender a utilizar el nuevo Software de Coordinación de Actividades Empresariales, para que el período de aprendizaje sea lo más corto posible: webinars online, formación inicial presencial u online, soporte multicanal para resolución de dudas (sin coste), videotutoriales, ayuda contextual en pantalla, portal de ayuda con artículos, etc.
¿Cómo conseguir una migración del Software de Coordinación de Actividades Empresariales exitosa?
Concéntrate los factores que impulsan el cambio
La mayor diferencia entre una implementación perfecta del Software de Coordinación de Actividades Empresariales y un camino lleno de baches se basa en saber por qué necesitas un Software de coordinación de Actividades Empresariales. Algunas de las motivaciones más comunes son:
- Eficiencia en la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales
- Cumplimiento normativo
- Reducción de incidentes
- Estandarización operativa
- Reducción de costes
- Mejora de los indicadores de PRL
- Adaptación de los empleados
- Adaptación de los contratistas
No es raro tener varias motivaciones, por lo que la pregunta más importante que deberías hacerte antes de cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales es: “¿Cómo puedes ayudar al equipo de PRL y a los contratistas a generar una cultura preventiva efectiva en lugar de dedicarse a tareas administrativas?»
La respuesta a esta pregunta te ayudará a identificar esos factores clave.
¿Qué preguntas debes hacer para conocer tu motivación para cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales?
- ¿Están los técnicos de PRL y los contratistas en contra de tu software actual porque es difícil de usar?, ¿Están los técnicos de PRL y los contratistas en contra de tu software actual porque no es ágil?
- ¿Necesitas varias soluciones para el cumplimiento normativo para cubrir todos los procesos de Prevención de Riesgos Laborales (p. ej., tu solución actual no te permite realizar inspecciones de campo)?
- ¿O simplemente necesitas una solución que le permita conocer el coste real sin sorpresas? ¿Necesitas integrar otros sistemas (p. ej. control de accesos, ERP, formación online, compras…) y tu proveedor actual no resuelve técnicamente este tema?
Identificar tus motivaciones hará que sea más fácil no solo elegir el software de coordinación de actividades empresariales correcto sin comparar una lista interminable de características similares.
Involucra al equipo de PRL y tus contratistas en un proyecto piloto
Con suerte, estás tomando decisiones sobre el software de Coordinación de Actividades Empresariales con la ayuda de tus colegas del departamento de IT. Y, además, deberías contar con los técnicos de PRL de tu equipo en ese comité.
Debes confiar en los comentarios y feedback que recibes de los usuarios. También de los contratistas. Su adherencia al cambio de plataforma de coordinación de actividades empresariales será determinantes a la hora de garantizar una implantación exitosa del software.
¿Y cómo hacerlo?
Solicita un proyecto piloto en el que los miembros del equipo de PRL y algunos de tus contratistas prueben la solución sin datos en vivo. Así podrán comparar herramientas. Después, pregúntales sobre la experiencia y qué prefieren.
Con toda esa información reevalúa tu Software de Coordinación de Actividades Empresariales actual. Y no olvides trabajar con los proveedores de Software para ver qué puedes personalizar y estandarizar de tu proceso de coordinación de actividades empresariales. Para así, optimizarlo.
Gestión del cambio para tus equipos y contratistas.
Ya sea que utilices un sistema basado en hojas de cálculo y papel, o tengas la intención de cambiar a un Software de Coordinación de Actividades Empresariales, debes contar con el apoyo para gestionar el cambio tanto de los equipos como de tus proveedores.
Probablemente encuentres resistencias al cambio. Es el momento de mostrarles todo lo que hace el nuevo software y cómo les impactará en positivo en su día a día.
Cambiar de Software de Coordinación de Actividades Empresariales podría ser el cambio que necesitas
A veces, la Plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales que tenía sentido para tu organización hace dos años ya no te ofrece los mismos beneficios.
Cuando decides cambiar tu software de Coordinación de Actividades Empresariales, lo más importante para cualquier organización es tener un software que satisfaga las necesidades de su organización y equipo presentes y futuras. Todo lo demás, desde la configuración hasta la implementación, se puede resolver con la ayuda de las partes interesadas.
¿Estás listo para cambiar?
