Finalmente lo has conseguido. Has convencido a la dirección para digitalizar la gestión documental de la CAE y la PRL y estás listo para pasar a un Software de Coordinación de Actividades Empresariales.
Como profesional de la seguridad y salud en el trabajo, ya sabes que vas a ahorrar un mínimo de 1 hora por día y por miembro del equipo de PRL, simplemente eliminando la entrada de datos, recopilación e intercambio manual de la documentación en Coordinación de Actividades Empresariales y los registros en Excel. Pero ¿cómo te aseguras de que todo el equipo de PRL tenga la misma experiencia positiva?
¿Cómo implantar un software de Coordinación de Actividades Empresariales con éxito?
La implementación de su Software de Coordinación de Actividades Empresariales no es tan diferente de otro cambio de proceso. Se trata de adaptación y gestión del cambio.
A continuación, te mostramos cómo se puede desglosar la implementación del Software de Coordinación de Actividades Empresariales en cinco pasos (para que no te dé ningún dolor de cabeza).
¿Cuáles son los pasos a seguir en la implantación de un Software de Coordinación de Actividades Empresariales?
1. Familiarízate con el software
Antes de que puedas defender la aplicación, debes profundizar tú mismo en las funcionalidades y usabilidad. No puedes implementar software que no te guste y no sabrás si le encanta hasta que lo pruebes.
Estos son algunos de los mejores consejos del equipo de CTAIMACAE y de nuestros clientes para orientarte:
- Programa una demostración del software.
- Inscríbete en los webinars semanales de CTAIMA.
- Escribe tus experiencias con la aplicación, positivas y negativas.
- Identifica las formas en que la aplicación facilitará el trabajo de tu equipo y salvará vidas.
- Sugerencia: ¿Aún tienes preguntas? Ponte en contacto para recibir una respuesta personalizada del Equipo de CTAIMA.
2. Identifica un campeón en cada nivel de usuario
Tu principal objetivo en la implementación del Software de Coordinación de Actividades Empresariales es evitar que los usuarios internos que deberán trabajar a diario con él lo teman. Para llegar a ese punto, es mejor formar un equipo reducido de usuarios internos que actuarán como “campeones” de la aplicación. Créenos, es mucho mejor que llegar un día e informar a todo el equipo de que “el día X empezaremos todos a utilizar este software”.
Una de las mejores formas de encontrar a tus campeones es identificar a uno en cada nivel de usuario.
¿Quién debería ser tu campeón?
Hay dos modelos de campeones que agregarán valor al proceso.
- Encuentra a alguien que acepte el cambio y la tecnología. Quizás sean nuevos en el equipo y no estén dedicados a «la forma en que siempre hemos hecho las cosas» o han utilizado una solución similar en el pasado.
- Haz de tu segundo campeón la persona que de otro modo sería tu mayor resistencia. Tal vez sea alguien que se resiste al cambio o que se enorgullece de declarar que no es un experto en tecnología.
Cuando elige estos dos tipos, también capturas a los escépticos del Departamento de PRL cuando inicias el proyecto. Porque si ya tienes a bordo a tu mayor resistencia potencial, entonces tienes una especie reconocimiento de que nada se os puede resistir.
3. Establece un sistema de información – seguimiento
La retroalimentación es una parte fundamental de cualquier implementación de software. Debes integrarlo en el lanzamiento desde el principio para aprovecharlo al máximo. No tengas miedo de recibir comentarios con la frecuencia que necesites. Incluso puedes establecerlos cada dos días si no estás seguro. A medida que el proyecto avance y se consolide, puedes espaciar estos encuentros.
Algunas sugerencias para dinamizar y obtener la información que necesitas:
- Utiliza el correo electrónico, un canal de Teams, etc. para solicitar y compartir comentarios
- Incluye sugerencias para mejorar el uso o la experiencia según los comentarios.
- Asigna tareas solicitando a tus evaluadores que completen observaciones dentro del software
- Involucra al proveedor del Software de Coordinación de Actividades Empresariales en el circuito de retroalimentación para brindarle la oportunidad de adaptar la experiencia a vuestras necesidades.
4. Lanza la aplicación a tus campeones
¡Tienes a tus campeones y tu sistema de retroalimentación configurado! Es hora de implementarlo para sus usuarios iniciales. ¿Cómo lo haces?
- Capacítalos en las funcionalidades. Tendrán un conocimiento básico de lo que hace el software.
- El Proveedor de Software debe poner a disposición de tu equipo de campeones los recursos para que dominen la funcionalidad de la plataforma:
- Formación de uso y manejo
- Recursos online (webinars, ayuda contextual en pantalla, Portal de Ayuda, etc.)
- Servicio gratuito de soporte vía chat, email y telefónico.
- Déjalos jugar con la aplicación.
- Utiliza su circuito de retroalimentación para realizar cambios. Recuerda enfocar esos cambios tanto en lo que funciona como en lo que no.
5. Es el momento de activar la plataforma
Ahora que tus campeones y tú ya habéis visto cómo funciona, te han ayudado a mejorar el Software de Coordinación de Actividades Empresariales y a adaptarlo a tus procesos de prevención de riesgos laborales, es hora de pensar en implementarlo en los otros usuarios internos y externos.
El Proveedor de Software de Coordinación de Actividades Empresariales debe empezar guiando al equipo y enseñándoles los conceptos básicos, así como los principales flujos de trabajo. Y también debería poner a disposición de tu equipo recursos online para que los consulten cuando necesiten. Si es así, puedes dirigirlos al Portal de Ayuda, a la ayuda contextual, a los webinars mensuales de uso y manejo o preguntar al servicio de Soporte.
Es sumamente importante continuar con el ciclo de comentarios después de la activación. Sigue trabajando con tus usuarios y contratistas para aprovechar al máximo su software de Coordinación de Actividades Empresariales.
¿Puede la implementación del Software de Coordinación de Actividades Empresariales ser indolora? ¡Sí!
La implementación de un Software de Coordinación de Actividades Empresariales es un cambio para generar entusiasmo. ¿Por qué? Porque una implementación permitirá digitalizar procesos manuales y tediosos, y permitir que tu equipo pueda dedicarse a tareas preventivas en las que aporta mucho más valor.
Utilizando CTAIMACAE y eligiendo bien a tus campeones para aumentar la adopción, puedes hacer que la implementación de tu software sea absolutamente sencilla.
¿Estás listo para empezar?
