La entrada en vigor del nuevo Decreto Ley para el control de presencia de los trabajadores ha derivado en el motivo de una alianza estratégica entre varios departamentos de las empresas al unir las necesidades de cumplimiento legal de cada uno de ellos.
Control de Presencia. Departamento de Recursos Humanos
De cara al departamento de Recursos Humanos, la nueva ley contra la precariedad laboral obliga al control de presencia, entradas y salidas, de los trabajadores propios de la empresa. En este sentido, desde el pasado mes de junio la mayoría de las empresas están buscando sistemas más o menos automatizados para cumplir con este nuevo requisito legal del departamento de Personas. En el caso de las empresas de servicios, cuyos trabajadores no trabajan en sus propias instalaciones, esta obligatoriedad es un poco más complicada de cumplir dada la dispersión física de sus empleados.
Seguridad Laboral. Departamento de Prevención de Riesgos
Sin embargo, desde el departamento de Prevención de Riesgos Laborales deben dar cumplimiento al REAL DECRETO 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias. Este decreto es el que regula la obligatoriedad de las empresas de disponer de un Manual de autoprotección- MAP o Plan de Emergencias. En todo caso, estos manuales o planes deben tener un registro actualizado al minuto a cerca de todas y cada una de las personas, tanto trabajadores como no, que en cada momento están en el interior de las instalaciones de la empresa. Este registro de accesos, trabajadores, externos o visitas es fundamental para una hipotética evacuación ante una emergencia.
También desde el departamento de Prevención de Riesgos existe la obligatoriedad de controlar los accesos a las instalaciones de los trabajadores procedentes de las empresas subcontratadas. Ello es debido al Real Decreto 171/2004 para la Coordinación de Actividades Empresariales.
Este control de accesos va ligado al intercambio documental de los planes de evacuación, evaluaciones de riesgos del centro, comprobación de la capacitación y formación de cada trabajador y un largo etcétera que está siempre enfocado a velar por la seguridad laboral de los empleados (propios y externos) pero también por la seguridad jurídica de la empresa.
Esto se debe a que, también por Ley, las empresas titulares deben cerciorarse de que las contratas que prestan servicios en sus instalaciones cumplen con toda la legislación fiscal y laboral hacia sus empleados. En caso de no cumplir con esa normativa, las empresas titulares podrían convertirse en responsables subsidiarias y/o solidarias de las consecuencias jurídicas.
ISO 9001. Departamento de Calidad y Compras
Estas exigencias de cumplimientos legales se unen con el requerimiento de la ISO 9001 por el cual los departamentos de Calidad y Compras deben velar por la selección, evaluación y reevaluación de sus proveedores. Para evaluar un proveedor, es necesario que se definan los criterios de evaluación y que se controle, a posteriori, que estos criterios se cumplen y eso es más fácil de realizar en el momento del acceso y salida de las instalaciones.
La solución única
Automatizar el control de los accesos al centro de trabajo permite cumplir con los requisitos exigidos por la diferente normativa, especialmente si se opta por un software que sea capaz de aunar todas las exigencias de todos los departamentos que tienen algo que vigilar en la puerta del centro de trabajo.
Disponer de un sistema automatizado de control de accesos, permite de forma ágil y centralizada, velar por la seguridad de todo el personal involucrado en la ejecución de trabajos tanto internos como personal externo y lo que es igual de importante: disponer de métricas y trazabilidad que proporcione información muy válida para la toma de decisiones futuras de todos los departamentos implicados. Una solución, por tanto, que puede ser piedra angular para una gran parte de la organización.
El software CTAIMACAE dispone de diferentes módulos y soluciones pensadas para dar respuesta a las diferentes exigencias de los departamentos relativas al control de presencia y de accesos. Una solución integral de uso intuitivo y rápida integración mediante API que automatizará los trabajos te dará acceso a la información en tiempo real a los datos.
